Katalog: Produkte, Räume und Sammlungen
Im Katalog verwaltest Du wiederverwendbare Elemente für Deine Events und Formulare. Einmal anlegen, überall nutzen.
Katalog öffnen
Gehe in der Seitenleiste auf Katalog. Du findest drei Bereiche: Produkte, Räume und Sammlungen.
Produkte
Produkte sind Artikel, die Du in Deinen Formularen anbieten kannst -- zum Beispiel Catering-Pakete, Equipment-Vermietungen oder Dienstleistungen.
Produkte durchsuchen und filtern
Öffne den Tab Produkte. Die Liste bietet oben Status-Filter:
- Alle -- alle Produkte.
- Aktiv -- Produkte, die noch zu Formularen hinzugefügt werden können.
- Archiviert -- Produkte, die nur in bestehenden Formularen erhalten bleiben.
Nutze das Suchfeld, um ein Produkt nach Namen zu finden, und sortiere oder exportiere die Liste. Jede Zeile zeigt Status und Gruppe. Klicke auf eine Zeile, um sie zu bearbeiten, oder nutze das Aktionsmenü der Zeile für Bearbeiten, Löschen und Verwendung anzeigen.
Produkt erstellen oder bearbeiten
Klicke auf Produkt erstellen oder öffne ein bestehendes Produkt aus der Liste.
- Name -- erforderlich.
- Gruppe -- erforderlich. Wähle die Produktgruppe, zu der dieser Artikel gehört (siehe Produktgruppen).
- Einheit, Beschreibung, Externe ID, Bild -- optional.
- Preistyp -- lege fest, ob der eingegebene Preis Netto oder Brutto ist.
- Steuersatz -- erforderlich. Wähle einen Deiner aktiven Steuersätze (siehe Commerce).
- Preis -- gib den Preis ein oder plane Preisänderungen (siehe Preisänderungen planen).
Klicke auf Speichern. Nach dem Speichern steht das Produkt im Formular-Builder zur Verfügung.
Produkttyp
Jedes Produkt hat einen Produkttyp:
- Standard -- ein normales Produkt, das der Kunde auswählt und für das er eine Menge angibt.
- Automatisch -- wird nicht vom Kunden gewählt; der Preis wird automatisch anhand der Bestellsumme berechnet.
- Automatisch % -- wird automatisch als Prozentsatz der Bestellsumme hinzugefügt.
Für automatische Produkte kannst Du In Produktliste anzeigen einschalten, um sie als schreibgeschützte Zeile in der Produktübersicht des Kunden anzuzeigen.
Menge, Sichtbarkeit und Sperroptionen
Für Standard-Produkte kannst Du zusätzlich festlegen:
- Mengenmodus -- Manuelle Eingabe oder Ja/Nein-Auswahl.
- Mengenquelle -- Feste Menge oder Aus Formularfeld, mit Mindestbestellmenge und Maximale Bestellmenge.
- Initial sichtbar -- wenn ausgeschaltet, startet das Produkt verborgen und erscheint erst, wenn eine Anzeigeregel erfüllt ist.
- Preisinformation verbergen und Beschreibung in Übersicht standardmässig ausblenden -- steuern, was der Kunde sieht.
- Sperrverhalten -- lege fest, wann eine Auswahl fixiert wird (Sperren, Finale Entscheidung oder Bearbeitbar bis zu einem relativen Stichtag) und den Sperrbereich (Nur Auswahl oder Auswahl + Menge).
Produkt archivieren
Öffne das Produkt und schalte den Schalter Archiviert ein. Archivierte Produkte bleiben in bestehenden Formularen erhalten, können aber nicht neu aus dem Katalog eingefügt werden.
Produkt löschen
Nutze das Aktionsmenü der Zeile und wähle Löschen. Es erscheint eine Bestätigung Produkt löschen?; das Produkt wird dauerhaft entfernt und Formulare, die es verwenden, verlieren ihre Katalog-Verknüpfung.
Wenn das Produkt noch in aktiven Formularen verwendet wird, ist das Löschen blockiert und es erscheint die Meldung Produkt wird noch verwendet. Wähle Verwendung anzeigen, um genau zu sehen, welche Formulare es referenzieren, und entferne es dort, bevor Du löschst.
Produktgruppen
Jedes Produkt gehört zu einer Gruppe, daher müssen Gruppen existieren, bevor Du Produkte vollständig einrichten kannst.
- Öffne den Tab Produktgruppen oder klicke im Produktformular auf Gruppen verwalten.
- Klicke auf Gruppe erstellen.
- Gib einen Namen (erforderlich) sowie optional eine Beschreibung und eine Externe ID ein.
- Klicke auf Speichern.
Nutze die Zeilenaktionen, um eine Gruppe zu Bearbeiten oder zu Löschen. Eine Gruppe kann nur gelöscht werden, wenn ihr keine Produkte zugeordnet sind -- andernfalls ist das Löschen blockiert, bis Du diese Produkte neu zuordnest oder entfernst.
Räume
Räume stehen für physische Orte mit Details wie Kapazität, Ausstattung und Preisen.
Räume durchsuchen und filtern
Öffne den Tab Räume. Wie bei Produkten nutzen Räume die Status-Filter Alle, Aktiv und Archiviert sowie ein Suchfeld. Die Tabelle zeigt Name, Kapazität, Fläche, Preismodus und Status. Klicke auf eine Zeile zum Bearbeiten oder nutze das Aktionsmenü für Bearbeiten, Löschen und Verwendung anzeigen.
Raum erstellen oder bearbeiten
Klicke auf Raum erstellen oder öffne einen bestehenden Raum. Das Raumformular ist in Tabs gegliedert.
Grundinformationen
- Name -- erforderlich.
- Beschreibung, Hauptbild, Galeriebilder, Externe ID -- optional.
- Fläche (m²) -- optionale Grundfläche.
- Mindestkapazität und Maximalkapazität -- optionaler Kapazitätsbereich.
- Schalter Archiviert -- archivierte Räume bleiben in bestehenden Formularen erhalten, können aber nicht neu aus dem Katalog eingefügt werden.
Speichere den Raum zuerst; die übrigen Tabs werden verfügbar, sobald er existiert.
Bestuhlungsarten
Wähle aus, welche Bestuhlungsarten für diesen Raum gelten, und lege für jede eine Kapazität pro Layout fest. Wenn noch keine Layouts aufgeführt sind, erstelle sie zuerst (siehe Bestuhlungsarten).
Ausstattung
Wähle die Ausstattung, die in diesem Raum verfügbar ist. Wenn nichts aufgeführt ist, erstelle zuerst Ausstattungselemente (siehe Ausstattung). Ein Link Ausstattung verwalten führt Dich dorthin, wo Du sie erstellst.
Preise
Wähle einen Preismodus:
- Einfach -- ein Preis für den Raum. Wähle den Preistyp (Netto oder Brutto), den erforderlichen Steuersatz und eine Preiseinheit (Pro Stunde, Pro Tag oder Pro Event), und lege dann den Preis fest (Du kannst auch Änderungen planen -- siehe Preisänderungen planen).
- Preisblöcke -- mehrere Preise, die je nach Uhrzeit oder Dauer gelten (siehe Preisblöcke).
Preisblöcke
Mit Preisblöcken kann ein Raum je nachdem, wann oder wie lange er gebucht wird, unterschiedlich viel kosten. Klicke im Modus Preisblöcke auf Preisblock hinzufügen. Jeder Block hat einen Namen (erforderlich), einen Preis und einen Typ:
- Zeitraum -- gilt innerhalb fester Uhrzeiten. Gib eine Startzeit und eine Endzeit ein (zum Beispiel einen Abendtarif).
- Dauer -- gilt abhängig davon, wie lange der Raum gebucht wird. Gib Min. Stunden und Max. Stunden ein.
- Kombinierte Blöcke -- ein Preis, der gilt, wenn eine Buchung über alle ausgewählten Zeitblöcke reicht. Wähle zwei oder mehr bestehende Zeitraum-Blöcke zum Kombinieren aus. Du brauchst mindestens zwei Zeitraum-Blöcke, bevor Du einen kombinierten Block anlegen kannst.
Jeder Block hat ausserdem eine Priorität. Wenn mehrere Blöcke zutreffen könnten, gewinnt der mit der höheren Priorität.
Ausstattung
Ausstattungselemente (zum Beispiel ein Beamer, ein Mikrofon oder ein Whiteboard) werden einmal erstellt und dann Räumen zugewiesen.
- Öffne den Bereich Ausstattung im Katalog.
- Klicke auf Ausstattung erstellen.
- Gib einen Namen (erforderlich) und optional eine Beschreibung ein.
- Klicke auf Speichern.
Nutze die Zeilenaktionen, um ein Element zu Bearbeiten oder zu Löschen. Das Löschen ist dauerhaft und entfernt das Element aus allen Räumen, daher warnt Dich die Bestätigung Ausstattung löschen?, bevor es überall entfernt wird.
Bestuhlungsarten
Bestuhlungsarten sind wiederverwendbare Anordnungen (zum Beispiel Theater, Klassenzimmer oder U-Form), die Du Räumen zuweist.
- Öffne den Bereich Layouts im Katalog.
- Klicke auf Layout erstellen.
- Gib einen Namen (erforderlich), optional eine Externe ID und optional ein Layout-Bild ein.
- Klicke auf Speichern.
Nutze die Zeilenaktionen, um ein Layout zu Bearbeiten oder zu Löschen. Das Löschen ist dauerhaft und entfernt das Layout aus allen Räumen, daher warnt Dich die Bestätigung Layout löschen? zuerst. Weise einem Raum Layouts im Tab Bestuhlungsarten des Raums zu, wo Du für jedes eine Kapazität festlegst.
Raum löschen
Nutze das Aktionsmenü der Zeile und wähle Löschen. Die Bestätigung Raum löschen? entfernt den Raum dauerhaft, einschliesslich seiner Preisblöcke und Layouts, und Formulare, die ihn verwenden, verlieren ihre Katalog-Verknüpfung.
Wenn der Raum noch in aktiven Formularen verwendet wird, ist das Löschen blockiert und es erscheint die Meldung Raum wird noch verwendet. Wähle Verwendung anzeigen, um zu sehen, welche Formulare ihn referenzieren, und entferne ihn dort, bevor Du löschst.
Preisänderungen planen
Sowohl Produkte als auch Räume unterstützen geplante Preise, sodass ein neuer Preis an einem zukünftigen Datum gelten kann.
- Der Preiseditor zeigt den Aktuellen Preis und, falls geplant, die Nächste Änderung.
- Um einen Preis direkt einzugeben, nutze das Feld Preis. Wenn noch kein aktiver Preis existiert, wird eine neue Version ab heute erstellt.
- Um vorauszuplanen, öffne die Preisversionen und klicke auf Version hinzufügen, und lege dann den Betrag und ein Gültig ab-Datum fest.
Der Preis, der an einem bestimmten Tag gilt, ist die neueste Version, deren Gültig ab-Datum an oder vor diesem Tag liegt.
Sammlungen
Sammlungen (auch Listen genannt) ermöglichen es Dir, Produkte oder Räume in wiederverwendbaren Listen zusammenzufassen. Anstatt einzelne Elemente in jedem Formular einzeln hinzuzufügen, erstellst Du eine Sammlung einmal und referenzierst sie in mehreren Formularen. Zum Beispiel: Fasse alle Catering-Produkte in einer Sammlung "Catering" zusammen und weise diese Sammlung jedem Formular zu, das Catering-Optionen benötigt.
Sammlung erstellen
- Öffne den Tab Sammlungen im Katalog.
- Klicke auf Liste erstellen.
- Wähle einen Typ: Produktliste oder Raumliste. Der Typ bestimmt, ob die Sammlung Produkte oder Räume enthält. Er kann nach der Erstellung nicht mehr geändert werden.
- Gib einen Namen und optional eine Beschreibung ein.
- Klicke auf Erstellen.
Elemente in einer Sammlung verwalten
Öffne eine Sammlung, indem Du auf ihre Zeile in der Tabelle klickst, oder nutze das Aktionsmenü der Zeile und wähle Elemente verwalten.
- Klicke auf Aus Katalog hinzufügen, um den Katalog-Browser zu öffnen. Wähle ein oder mehrere Elemente aus und importiere sie in die Sammlung.
- Jedes Element zeigt seinen Namen, Status, Gruppe (bei Produkten) und den aktuellen Preis.
- Um ein Element zu entfernen, klicke auf das Löschen-Symbol in seiner Zeile. Wenn das Element von Regeln in aktiven Formularen referenziert wird (z. B. Berechnungs- oder Bedingungsregeln), wird das Entfernen blockiert und Dir wird angezeigt, welche Formulare zuerst aktualisiert werden müssen.
- Änderungen an der Elementliste werden erst gespeichert, wenn Du auf Speichern klickst.
Reihenfolge per Drag-and-Drop ändern
Elemente in einer Sammlung haben eine definierte Reihenfolge. Ziehe Zeilen nach oben oder unten, um die Sortierung zu ändern. Die neue Reihenfolge wird beim Speichern übernommen.
Sammlungsstatus
Jede Sammlung hat einen von zwei Status:
- Aktiv -- die Sammlung kann aus dem Katalog heraus zu Formularen hinzugefügt werden.
- Archiviert -- die Sammlung bleibt in allen Formularen, die sie bereits verwenden, kann aber nicht mehr neu aus dem Katalog hinzugefügt werden.
Um eine Sammlung zu archivieren oder zu reaktivieren, öffne den Bearbeitungsdialog über das Aktionsmenü der Zeile und schalte den Schalter Archiviert um.
Versionierung
Sammlungen werden versioniert. Jedes Mal, wenn Du Änderungen an den Elementen einer Sammlung speicherst, erhöht sich die Versionsnummer. Wenn ein anderer Benutzer dieselbe Sammlung gleichzeitig bearbeitet, erhältst Du einen Versionskonflikt-Hinweis und musst die Daten neu laden, bevor Du erneut speichern kannst.
Verwendung anzeigen
Um zu sehen, wo eine Sammlung verwendet wird, öffne das Aktionsmenü der Zeile und wähle Verwendung anzeigen. Dies zeigt eine Liste aller Formulare, die die Sammlung referenzieren, einschliesslich der Felder, die sie nutzen, und ob die Referenz direkt oder über eine Kataloglisten-Quelle erfolgt.
Verwendung anzeigen funktioniert für Produkte und Räume genauso: Öffne das Aktionsmenü der Zeile bei einem beliebigen Produkt oder Raum und wähle Verwendung anzeigen, um zu sehen, welche Formulare es referenzieren. Es wird auch in dem Dialog angeboten, der erscheint, wenn Du versuchst, ein noch verwendetes Element zu löschen.
Sammlungen im Formular-Builder verwenden
Im Formular-Builder bieten Produkt- und Raumfelder zwei Quellmodi:
- Manuell -- Du wählst einzelne Produkte oder Räume direkt aus.
- Katalogliste -- Du wählst eine Sammlung. Alle Elemente der Sammlung werden automatisch in das Formularfeld übernommen. Wenn Du die Sammlung im Katalog aktualisierst, übernimmt jedes Formular, das sie referenziert, die Änderungen.
Sammlung löschen
Öffne das Aktionsmenü der Zeile und wähle Löschen. Formulare, die die Sammlung aktuell verwenden, behalten ihre bestehenden Daten, bis sie erneut gespeichert werden.
Vom Katalog zum Event
Produkte und Räume, die Du im Katalog erstellst, kannst Du im Formular-Builder zu Formularen hinzufügen. Wenn ein Kunde ein Formular abschickt oder Du Elemente manuell zu einem Event hinzufügst, erscheinen sie im Sales-Tab des Events mit ihrer Preiskalkulation.
Der Ablauf: Katalog (Produkte/Räume erstellen) → Formulare (dort einbinden) → Event Sales (erscheinen mit Preisen, wenn mit einem Event verknüpft).