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Öffentliche Formulare

Öffentliche Formulare sind Formulare, auf die jeder ohne Anmeldung zugreifen kann -- ideal für Kontaktformulare oder Event-Anfrageformulare auf Deiner Website. Kunden brauchen kein Eventyflow-Konto, um sie auszufüllen.

Wenn Du ein Formular mit Kunden teilst, öffnen sie es über einen Link, den Du bereitstellst. Was sie sehen, hängt von der eingestellten Zugriffsmethode ab.

Wie Kunden auf Dein Formular zugreifen​

Es gibt drei Zugriffsmethoden:

  • Öffentlich -- der Kunde klickt den Link und das Formular öffnet sich sofort.
  • Magic Link -- der Kunde erhält einen persönlichen Link per E-Mail. Nur dieser Link funktioniert für ihn.
  • Passwort -- der Kunde muss ein Passwort eingeben, bevor das Formular erscheint.

Bei der Magic-Link-Methode sieht der Kunde zuerst einen Bildschirm Authentifizierung erforderlich:

  1. Er gibt seine E-Mail-Adresse ein und klickt auf Magic Link senden.
  2. Eine Bestätigung E-Mail überprüfen fordert ihn auf, seinen Posteingang zu öffnen und auf den Link zu klicken. Kommt nichts an, kann er über Bitte versuche es erneut einen neuen anfordern.
  3. Nach dem Klick auf den Link erscheint kurz "Link wird verarbeitet...", gefolgt von "Authentifizierung erfolgreich" -- danach öffnet sich das Formular automatisch.

Ist der Link falsch oder abgelaufen, sieht der Kunde einen Link-Fehler mit dem Hinweis, dass der Link ungültig oder abgelaufen ist und er einen neuen anfordern soll. Dauert die Verarbeitung ungewöhnlich lange, schlägt die Seite vor, erneut auf den Link in der E-Mail zu klicken.

Ein passwortgeschütztes Formular entsperren​

Bei der Passwort-Methode sieht der Kunde vor dem Formular einen Bildschirm Passwortschutz:

  1. Er gibt das Passwort ein, das Du ihm gesendet hast, und klickt auf Weiter.
  2. Ein falsches Passwort zeigt die Meldung "Falsches Passwort. Bitte versuche es erneut."
  3. Nach mehreren Fehlversuchen pausiert der Zugang kurz. Ein Countdown zeigt dem Kunden, wie viele Sekunden bis zum nächsten Versuch verbleiben.

Was nach dem Absenden passiert​

Nachdem ein Kunde das Formular abgeschickt hat, passiert eines von zwei Dingen:

  • Eine Erfolgsmeldung erscheint direkt im Formular.
  • Der Kunde wird auf eine Seite weitergeleitet, die Du festgelegt hast (zum Beispiel Deine Website oder eine Danke-Seite).

In Deinem Arbeitsbereich erscheint die Einsendung in der Inbox. Von dort kannst Du die Daten prüfen und ein Event aus der Einsendung erstellen.

Live-Verfügbarkeit aus einem verbundenen System​

Manche Formulare prüfen während des Ausfüllens Live-Daten aus einem verbundenen externen System. Das betrifft Datums- und Raumfelder, die mit einer externen Verfügbarkeitsquelle verknüpft sind:

  • Datumsfelder -- die Datumsauswahl des Kunden lässt nur Daten zu, die das externe System als verfügbar meldet. Nicht verfügbare Daten bleiben ausgegraut und können nicht gewählt werden. Während geprüft wird, erscheint kurz ein Ladezustand.
  • Raumfelder -- die Raumliste zeigt, welche Räume für das gewählte Datum und die gewählte Uhrzeit verfügbar sind. Während die Verfügbarkeit lädt, sieht der Kunde eine Lademeldung; ist ein Raum nicht verfügbar, kann er nicht ausgewählt werden. Hast Du Alternativ-Daten aktiviert, schlägt ein Banner nahe Termine vor, zu denen der Kunde mit einem Klick wechseln kann.

Der Kunde sieht die Verbindung selbst nie -- er sieht nur aktuelle Daten und Räume. Ist das externe System nicht erreichbar, zeigt das Feld eine kurze Fehlermeldung statt veralteter Daten.

Dateien beim Ausfüllen hochladen​

Hat Dein Formular ein Datei-Upload-Feld, kann der Kunde vor dem Absenden eine Datei anhängen -- entweder durch Ziehen auf den Upload-Bereich oder durch Auswählen über den Datei-Dialog. Sobald eine Datei angehängt ist, kann der Kunde sie direkt im Formular wieder ansehen oder herunterladen, um zu prüfen, ob er die richtige gewählt hat. Er kann sie auch entfernen und vor dem Senden eine andere Datei wählen.

Dateien werden beim Hochladen geprüft:

  • Grösse -- Dateien über dem Limit werden mit einer Meldung abgelehnt (Standardlimit ist 25 MB).
  • Typ -- nur erlaubte Dateitypen werden durchgelassen (standardmässig PDF, Word, Excel, CSV sowie gängige Bildformate wie JPG, PNG und WebP). Andere Typen werden mit einer Meldung abgelehnt.
  • Sicherheit -- jede hochgeladene Datei wird geprüft, bevor sie in Deinem Arbeitsbereich verfügbar wird. Eine Datei, die die Prüfung nicht besteht, wird markiert und nicht nutzbar.

Eine eingereichte Antwort bearbeiten​

Manche Formulare lassen sich erneut öffnen, damit der Kunde das Gesendete korrigieren oder aktualisieren kann -- zum Beispiel ein Kundenbereich, zu dem er während der Planung zurückkehrt. Wenn er das Formular erneut öffnet:

  • Das Formular lädt mit allen früheren Antworten und Dateien bereits ausgefüllt.
  • Er ändert, was nötig ist, und sendet erneut ab.
  • Eine Danke-Bestätigung erscheint, genau wie beim ersten Mal.

Jede Aktualisierung wird als neue Version gespeichert, sodass Du immer die neuesten Antworten siehst, während ältere Versionen erhalten bleiben.

Eingebettete Formulare​

Du kannst Formulare auf externen Websites einbetten. Es gibt zwei Methoden:

  • JavaScript-Widget (empfohlen) -- lädt das Formular als leichtgewichtiges Widget auf Deiner Seite. Das ist die bevorzugte Methode, weil sich das Widget automatisch an die Formularhöhe anpasst und mit der übergeordneten Seite kommuniziert.
  • iframe -- bettet das Formular in einem iframe mit fester Grösse ein. Nutze das als Fallback, wenn die Widget-Methode nicht möglich ist.

Kopiere den Einbettungscode aus den Teilen-Einstellungen der Formularinstanz und füge ihn auf Deiner Website ein. Eingebettete Formulare funktionieren nur auf Domains, die Du in Deinen Workspace-Einstellungen ausdrücklich erlaubt hast.

Werte von der übergeordneten Seite in versteckte Felder senden​

Wenn Du ein Formular mit dem JavaScript-Widget einbettest, kann die Seite, die das Widget enthält, Textwerte in versteckte Eventyflow-Felder senden. Nutze das, wenn Deine Website bereits einen Wert kennt, der zusammen mit der Einreichung gespeichert werden soll.

Bevor Du startest:

  • Nutze die Einbettungsmethode JavaScript-Widget.
  • Trage die Website-Domain unter Einstellungen > Formulare > Erlaubte Embed-Domains ein.
  • Füge im Formular-Builder ein Textfeld oder ein mehrzeiliges Textfeld hinzu.
  • Setze Feldsichtbarkeit auf Immer ausgeblendet.
  • Aktiviere Host-Seite darf dieses Feld setzen.
  • Kopiere die Host-Feld-ID, die am Feld angezeigt wird.
  • Entscheide auf Deiner Website, welcher Wert gesendet werden darf. Eventyflow erhält nur den Wert, den Du über das Widget sendest.

Lass den Eventyflow-Einbettungscode unverändert. Ergänze ein separates Script auf Deiner Website oder in Deinem Website-Tag-Manager:

<script>
  (function() {
    var eventyflowElementId = 'eventyflow-fi_dein_formularinstanz_token';
    var eventyflowFieldId = 'deine_host_feld_id';

    function getValueFromYourWebsite() {
      return window.yourValue || null;
    }

    function sendValueToEventyflow() {
      if (!window.Eventyflow || !window.Eventyflow.setFieldValues) {
        setTimeout(sendValueToEventyflow, 100);
        return;
      }

      var value = getValueFromYourWebsite();
      if (!value) return;

      window.Eventyflow.setFieldValues(eventyflowElementId, {
        [eventyflowFieldId]: String(value)
      });
    }

    sendValueToEventyflow();
  })();
</script>

Ersetze diese Werte:

  • Widget-Container -- der Wert aus dem Container des Eventyflow-Einbettungscodes.
  • Host-Feld-ID -- die kopierte Kennung aus dem versteckten Feld.
  • Website-Wert-Ermittlung -- Deine eigene Website-Logik, die den zu speichernden Wert zurückgibt.

Was danach passiert:

  • Das Feld bleibt für die Person, die das Formular ausfüllt, versteckt.
  • Beim Absenden wird der Wert als Antwort für dieses versteckte Feld gespeichert.
  • Werte für Felder, bei denen Host-Seite darf dieses Feld setzen nicht aktiviert ist, werden vom eingebetteten Formular ignoriert.
  • Das Widget sendet keine eingereichten Feldantworten an die übergeordnete Seite zurück.

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