Workflows
Mit Workflows automatisierst Du wiederkehrende Aufgaben in Deinem Eventmanagement. Anstatt manuell E-Mails zu senden, Status zu aktualisieren oder Teammitglieder zuzuweisen, definierst Du einen Trigger, fügst Schritte hinzu und lässt das System den Rest erledigen.
Dieses Feature hängt von Deinem Tarif ab. Falls Dein Tarif Workflows nicht beinhaltet, ist dieser Bereich nicht verfügbar.
Wann Workflows sinnvoll sind
- Automatisch eine Willkommens-E-Mail senden, wenn ein neues Event erstellt wird.
- Einen Event-Status aktualisieren, nachdem ein Formular eingereicht wurde.
- Events basierend auf Feldwerten an Teammitglieder zuweisen.
- Tags hinzufügen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
- Webhook-Benachrichtigungen an externe Systeme senden.
- Eine definierte Wartezeit einlegen, bevor der nächste Schritt ausgeführt wird.
Workflow-Liste
Öffne Workflows in der Hauptnavigation. Die Liste zeigt alle Workflows in Deinem Workspace mit Name, Trigger-Typ, Status (Aktiv / Inaktiv) und Erstelldatum.
Von hier aus kannst Du:
- Neuen Workflow erstellen -- klicke auf Create Workflow. Ein neuer Workflow mit manuellem Trigger wird automatisch erstellt und Du gelangst direkt in den Editor.
- Workflow öffnen -- klicke auf eine Zeile, um die Detailansicht zu öffnen.
- Workflow löschen -- nutze das Aktionsmenü in der Zeile. Laufende Instanzen werden noch abgeschlossen.
Workflow erstellen und bearbeiten
Jeder Workflow besteht aus drei Teilen: einem Trigger, optionalen Schritten und einem Aktiv/Inaktiv-Schalter.
1. Trigger festlegen
Der Trigger bestimmt, wann der Workflow startet. Klicke auf die Trigger-Karte oben im Editor, um das Trigger-Konfigurationspanel zu öffnen. Wähle einen der verfügbaren Trigger:
Event-Trigger
| Trigger | Beschreibung |
|---|---|
| Event created | Wird ausgelöst, wenn ein neues Event erstellt wird. |
| Event status changed | Wird ausgelöst, wenn ein Event in einen bestimmten Status wechselt. Du kannst nach Quell- und Zielstatus filtern. |
| Event field changed | Wird ausgelöst, wenn sich ein bestimmtes Feld am Event ändert. Du wählst, welche Felder überwacht werden. |
Formular-Trigger
| Trigger | Beschreibung |
|---|---|
| Form submitted | Wird ausgelöst, wenn ein Formular eingereicht wird. Du kannst nach Formulartyp filtern. |
| Form response updated | Wird ausgelöst, wenn eine bestehende Formularantwort aktualisiert wird. Du kannst nach Formulartyp und geänderten Feldern filtern. |
Zeitbasierte Trigger
| Trigger | Beschreibung |
|---|---|
| Time before event | Wird eine konfigurierbare Zeit vor dem Event-Datum ausgelöst (Minuten, Stunden, Tage oder Wochen). |
| Time after event | Wird eine konfigurierbare Zeit nach dem Event-Datum ausgelöst. |
| No activity | Wird ausgelöst, wenn für eine bestimmte Anzahl Tage keine Aktivität am Event stattgefunden hat. |
Manueller Trigger
| Trigger | Beschreibung |
|---|---|
| Manual trigger | Wird nicht automatisch ausgelöst. Du startest den Workflow manuell, indem Du über den Trigger Now-Button ein Event auswählst. |
2. Schritte hinzufügen
Unterhalb der Trigger-Karte nutzt Du den +-Button, um Schritte einzufügen. Du kannst Schritte an jeder Position einfügen und per Drag-and-Drop umsortieren. Der Editor enthält Aktionen, Bedingungen und Timing-Schritte:
Aktionen -- führen etwas aus:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| E-Mail senden | Sendet eine E-Mail anhand eines E-Mail-Templates. |
| Benachrichtigung senden | Sendet eine In-App-Benachrichtigung an ein Teammitglied. |
| Webhook senden | Sendet Event-Daten an eine externe URL. |
| Eventstatus ändern | Ändert den Status des Events. |
| Eventfeld aktualisieren | Setzt oder ändert einen Feldwert am Event. |
| Event zuweisen | Weist das Event einem bestimmten Teammitglied zu. |
| Tag hinzufügen | Fügt dem Event einen oder mehrere Tags hinzu. |
| Tag entfernen | Entfernt bestimmte Tags vom Event. |
| Event erstellen | Erstellt ein Event aus vorbereiteten Workflow-Daten. |
| Detailformular erstellen | Erstellt und sendet optional ein Detailformular für fehlende Informationen. |
Bedingungen -- verzweigen den Ablauf anhand von Prüfungen:
| Bedingung | Beschreibung |
|---|---|
| Eventstatus | Prüft, ob das Event einen bestimmten Status hat. |
| Eventfeld | Prüft ein beliebiges Event-Feld (Text, Zahl oder Datum). |
| Zuständige Person ist | Prüft, wem das Event aktuell zugewiesen ist. |
| Hat Tag | Prüft, ob das Event bestimmte Tags hat. |
| Formularabschluss | Prüft, ob ein Formular abgeschlossen wurde. |
| Ausfüllquote | Prüft den Prozentsatz der Formularausfüllung. |
| Antwort vorhanden | Prüft, ob eine Formularantwort existiert. |
| Anzahl Antworten | Prüft die Anzahl der Formularantworten. |
| Zeitfenster | Prüft, ob die aktuelle Zeit innerhalb eines bestimmten Zeitfensters liegt. |
| Kombiniert (UND/ODER) | Kombiniert mehrere Bedingungen mit UND- oder ODER-Logik. |
Bedingungen erzeugen zwei Zweige: einen Wenn erfüllt-Zweig (Bedingung erfüllt) und einen Wenn nicht erfüllt-Zweig (Bedingung nicht erfüllt). Du kannst in jedem Zweig unabhängig Schritte hinzufügen.
Timing-Schritte -- steuern, wann der nächste Schritt ausgeführt wird:
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| Wait | Pausiert die Ausführung für eine festgelegte Dauer (Minuten, Stunden, Tage oder Wochen). |
| Wait Until | Pausiert die Ausführung bis zu einem bestimmten Datum und Zeitpunkt. |
3. Jeden Schritt konfigurieren
Klicke auf eine Schrittkarte, um das Konfigurationspanel auf der rechten Seite zu öffnen. Jeder Schritttyp hat eigene Einstellungen. Du kannst auch ein benutzerdefiniertes Label für jeden Schritt vergeben.
4. Speichern und veröffentlichen
Der Editor arbeitet mit einem Draft/Publish-Modell:
- Save Draft -- speichert Dein Schritt-Layout als neue Version, ohne sie zu aktivieren.
- Publish -- macht die neueste Draft-Version zur aktiven Version. Nur veröffentlichte Versionen werden ausgeführt.
Du kannst alle Versionen im Versions-Tab einsehen und jede frühere Version als neuen Draft wiederherstellen.
5. Workflow aktivieren
Nutze den Active-Schalter oben auf der Workflow-Detailseite. Nur aktive Workflows mit einer veröffentlichten Version werden ausgeführt.
Bei Workflows mit manuellem Trigger siehst Du zusätzlich einen Trigger Now-Button, mit dem Du ein Event auswählen und den Workflow sofort starten kannst.
Workflow-Instanzen (Runs)
Jedes Mal, wenn ein Workflow ausgeführt wird, wird ein Run (Instanz) erstellt. Öffne den Runs-Tab auf der Workflow-Detailseite, um alle Runs zu sehen.
Jeder Run zeigt:
- Status -- Pending, Running, Waiting, Completed, Failed, Cancelled oder Dry Run.
- Subject -- das Event oder die Formularantwort, die den Run ausgelöst hat.
- Started at- und Completed at-Zeitstempel.
Klicke auf einen Run, um die Details zu sehen, einschliesslich des aktuellen Schritts und des Fehlergrunds (falls vorhanden).
Du kannst diese Aktionen auf einen Run ausführen:
- Cancel -- einen laufenden oder wartenden Run abbrechen.
- Retry -- einen fehlgeschlagenen Run erneut starten.
- Resume -- einen wartenden Run fortsetzen.
Workflow-Runs werden nach 60 Tagen automatisch gelöscht.
Versionen
Jedes Mal, wenn Du einen Draft speicherst oder veröffentlichst, wird eine neue Version erstellt. Der Versions-Tab zeigt alle Versionen mit ihrem Status:
- Draft -- gespeichert, aber noch nicht aktiv. Du kannst ihn veröffentlichen.
- Published -- die aktuell aktive Version.
- Deprecated -- eine zuvor veröffentlichte Version, die abgelöst wurde.
Du kannst jede veröffentlichte oder veraltete Version als neuen Draft wiederherstellen, um sie als Ausgangspunkt zu nutzen.
Nur Desktop
Der Workflow-Editor benötigt eine Bildschirmbreite von mindestens 1024 Pixeln. Auf kleineren Bildschirmen wird eine Meldung angezeigt, die Dich auffordert, auf einen Desktop oder ein Tablet im Querformat zu wechseln. Die Workflow-Listenseite funktioniert auf allen Bildschirmgrössen.
Detail-Referenzen
Für erschöpfende Konfigurationsdetails zu jeder Option findest Du die Referenzseiten:
- Trigger-Referenz -- alle 9 Trigger-Typen mit jedem Config-Feld, Werten und Subject-Typen.
- Aktionen, Bedingungen und Warteschritte -- alle 10 Aktionen, 13 Bedingungen mit Operator-Tabellen und Timing-Schritten.
- Instanzen und Monitoring -- Instanz-Status, verfügbare Aktionen, Dry Run, Aufbewahrung.
- Workflow-Rezepte -- 15 praxisnahe Workflow-Ideen für typische Eventmanagement-Szenarien.