Event-Formulare

Ein Event-Anfrage-Formular sammelt die erste Anfrage eines Kunden. Ein Event-Formular ist alles, was danach kommt -- Du holst zusätzliche Details ein, gibst dem Kunden einen eigenen Bereich, briefst einen Partner oder hältst eine interne Checkliste für ein bereits bestehendes Event.

Event-Formulare findest Du in der Seitenleiste unter der Gruppe Anfragen. Von dort aus erreichst Du eine eventübergreifende Liste, gefiltert nach der Kategorie, an der Du gerade arbeitest.

Die vier Kategorien

Jedes Event-Formular gehört zu einer von vier Kategorien. Die Kategorie bestimmt, wer das Formular öffnen kann, ob Antworten das Event aktualisieren und wo Du es in der Seitenleiste findest.

Kategorie	Für wen	Was es macht
Zusatz-Infos	Dein Kunde	Einmaliges Formular, das Du Deinem Kunden schickst. Dein Kunde ergänzt Planungsdetails einmalig, und die Antwort aktualisiert das Event.
Kunden-Hub	Dein Kunde	Ein dauerhaftes Portal, das Dein Kunde während der gesamten Planung nutzen kann. Jede Einsendung aktualisiert das Event.
Partner	Externe Partner ohne Eventyflow-Account	Briefings für DJs, Caterer, Fotografen oder andere Externe. Das Event selbst bleibt unverändert.
Team-Checklisten	Dein Team	Interne Arbeitsdokumente. Nur Personen mit einem Eventyflow-Account sehen sie, und Antworten aktualisieren das Event nicht.

Team-Checklisten sind per Richtlinie rein intern. Sie erzeugen keine öffentlichen Instanz-Links, keine öffentlichen Antwort-Links und keine öffentlichen Zugriffsmethoden. Externe Kategorien können entsprechend ihrer Zugriffseinstellungen geteilt werden.

Wo Du Event-Formulare findest

Öffne die Gruppe Anfragen in der Seitenleiste und klappe Event-Formulare auf. Du siehst fünf Einträge:

• Alle -- alle externen Event-Formulare über Deine kommenden Events hinweg.
• Zusatz-Infos -- gefiltert auf die Zusatz-Infos-Kategorie.
• Kunden-Hub -- gefiltert auf Kunden-Portale.
• Partner -- gefiltert auf Partner-Briefings.
• Team-Checklisten -- interne Checklisten über Deine kommenden Events hinweg.

Auf der Seite selbst kannst Du oben über die Tab-Leiste ebenfalls zwischen den Kategorien wechseln.

Event-Formular erstellen

Du hast zwei Einstiegspunkte:

• Auf der Formulare-Seite -- öffne Formulare in der Seitenleiste und klicke auf Neues Formular erstellen. Der Dialog zur Formularerstellung fragt Was möchtest du bauen? und zeigt sechs Kacheln, gruppiert nach Anwendungsfall. Wähle die passende Kachel aus, und wir konfigurieren Formulartyp und Defaults für Dich vor.
• Direkt im Event -- öffne ein Event und gehe zum Tab Event-Formulare. Über den Hinzufügen-Button erstellst Du interne Formulare direkt, für externe führt Dich ein kurzer Assistent durch die Konfiguration (Vorlage, Zugriffsmethode, Verfügbarkeit, Prüfen).

Der Dialog umfasst:

• Einstiegs-Formulare (öffentlich): Event-Anfrage, Kontakt-Formular -- für Deine Website, um neue Events oder Kontakt-Anfragen zu starten.
• Folge-Formulare (Event-gebunden): Zusatz-Infos, Kunden-Hub, Partner-Briefing, Team-Checkliste -- alle an ein bestehendes Event gebunden.

Sobald ein Formular eine Kategorie hat, bleibt sie fix. Ältere Formulare ohne Kategorie müssen vor dem erneuten Speichern klassifiziert werden, damit die korrekten Teilen- und Intern-Regeln greifen.

Aktionen pro Event-Formular

Für jedes Formular kannst Du:

• Antwort ansehen -- die eingereichten Daten einsehen, wenn vorhanden.
• Instanz bearbeiten -- die Formulareinstellungen ändern.
• Teilen -- den Formularlink an Kunden oder Partner senden (nur extern; für interne Checklisten nicht verfügbar).
• Für Kunden aktivieren / Für Kunden deaktivieren -- steuern, ob der Empfänger das Formular gerade öffnen kann.
• Formular anpassen -- den Builder öffnen, um Felder für eine bestimmte Antwort anzupassen.

Freigabeprüfung für Formulare, die das Event aktualisieren

Produkte und Räume sind mit dem Formularfeld verknüpft, über das sie gebucht wurden. Wenn ein Formular das Event aktualisiert, ändert es nur die Produkte und Räume, die über seine eigenen Felder gebucht sind. Alle anderen Produkte und Räume im Event bleiben, wie sie sind.

• Ob ein Formular das Event aktualisiert, legt seine Kategorie beim Erstellen fest. Du kannst das später nicht mehr ändern.
• Ein Event kann nur ein aktives Formular haben, das das Event aktualisiert. Deaktiviere das andere, bevor Du ein neues aktivierst oder erstellst.
• Wenn Du ein solches Formular erstellst oder aktivierst oder angepasste Felder für ein Event speicherst, prüfen wir, ob sich jedes gebuchte Produkt und jeder gebuchte Raum eindeutig einem Feld zuordnen lässt. Falls nicht, nennt der Dialog Formular kann so nicht freigegeben werden den Grund:
  • zwei Produkt- oder Raumfelder haben denselben Namen,
  • ein Produkt- oder Raumfeld hat keinen Namen,
  • ein Artikel ist für dasselbe Feld mehrfach gebucht, oder
  • Artikel sind im Event unter einem anderen Feldnamen gebucht, als das Formular sie anbietet.
• Unterscheiden sich nur die Feldnamen, wähle Herkunft umschreiben. Die bestehenden Buchungen werden dann dem Feld im Formular zugeordnet. Dadurch ändern sich Preise, Mengen und Artikel nicht; von Dir bestätigte Preisänderungen werden mitgespeichert. Alternativ benennst Du das Feld zurück.
• Ändert sich das Event so, dass es nicht mehr zum Formular passt, während Dein Kunde es offen hat, werden seine Änderungen nicht gespeichert, und er wird gebeten, Dich zu kontaktieren.

Details anzeigen

Klicke auf ein Event-Formular, um ein Seitenpanel zu öffnen mit:

• Aktuellem Status und Fortschritt.
• Zugriffsmethode (öffentlich, Magic Link, Passwort).
• Verfügbarkeitsfenster (Start- und Enddatum).
• Ob es intern oder extern ist.
• Versionshistorie der Antworten.

Eine Antwort direkt in der App ausfüllen

Du brauchst nicht immer einen öffentlichen Link. Für Event-Formulare, an denen Dein Team direkt arbeitet -- etwa Team-Checklisten -- kannst Du die Antwort öffnen und direkt in der App ausfüllen:

1. Öffne das Event-Formular, um sein Seitenpanel anzuzeigen, und wähle dann Antwort ansehen.
2. Die Antwort öffnet sich und zeigt das Formular mit bereits ausgefüllten Daten sowie wer es eingereicht hat und wann es zuletzt bearbeitet wurde.
3. Klicke auf Bearbeiten, um die Felder bearbeitbar zu machen, gib Deine Antworten ein und klicke auf Speichern. Mit Abbrechen verwirfst Du Deine Änderungen.

Beim Speichern werden Deine Eingaben mit denselben Regeln geprüft wie bei Deinem Kunden -- zum Beispiel nur ein Raum bei einem Raumfeld mit Einzelauswahl. Aktualisiert das Formular das Event und lassen sich dessen Produkte und Räume nicht mehr eindeutig den Formularfeldern zuordnen, wird das Speichern mit einer Fehlermeldung abgelehnt. Nach dem Speichern schliesst sich die Antwort, und ihr Status sowie der Fortschritt werden in der Liste aktualisiert. Interne Team-Checklisten werden immer auf diese Weise ausgefüllt -- sie haben keinen öffentlichen Link.

Felder pro Antwort anpassen

Verschiedene Events brauchen verschiedene Fragen. Du kannst die Felder eines Event-Formulars für jede Antwort anpassen -- zum Beispiel braucht eine Hochzeit ein Sitzordnungs-Feld, während ein Firmen-Event einen Präsentationsplan benötigt.

• Der Builder funktioniert genauso wie beim Erstellen des Formulars.
• Deine Änderungen gelten nur für diese eine Antwort.
• Produkte und Räume, die im Event bereits gebucht sind, behalten den gebuchten Preis, auch wenn sich der Katalog- oder Formularpreis später ändert. Ein neues Formular, das das Event aktualisiert, startet mit den gebuchten Preisen, inklusive Preiseinheit und Preisblöcken.
• Ein Formular, das das Event aktualisiert, verwendet die Preiseinstellungen des Events (Währung, Netto- oder Bruttopreise, Rundung), und Du kannst sie pro Event nicht ändern. Ist das Formular anders eingestellt als das Event, kann es nicht erstellt werden; passe zuerst die Preiseinstellungen des Formulars an.
• Änderst Du in einem Formular, das das Event aktualisiert, den Preis eines gebuchten Produkts oder Raums, zeigt Dir das Speichern die betroffenen gebuchten Preise. Wähle Preise übernehmen, um zu speichern; das Event übernimmt dann die neuen Preise. Schliesst Du den Dialog, kehrst Du ohne Speichern zum Formular zurück. Den Preis eines gebuchten Artikels, der gerade ausgeblendet ist (auch durch eine Bedingung) oder als nicht verfügbar markiert ist, kannst Du nicht ändern, solange er ausgeblendet oder nicht verfügbar ist.
• Wenn das Formular das Event aktualisiert, führt das Speichern zusätzlich die Freigabeprüfung aus.

Versionslogik

Wenn Du eine Vorlage aktualisierst, behalten bestehende Antworten ihre ursprüngliche Version. Nur neue Antworten verwenden das aktualisierte Formular. Kunden, die bereits mit dem Ausfüllen begonnen haben, verlieren so weder ihren Fortschritt noch sehen sie unerwartete Änderungen.

Änderungs-E-Mail an Dein Team

Wenn die Detail-Formular Benachrichtigungen eingeschaltet sind, erhält Dein Team eine E-Mail, sobald ein Kunde ein Event-Formular einreicht oder aktualisiert. Schaltest Du zusätzlich Änderungen in der E-Mail auflisten ein, zeigt die E-Mail, was sich geändert hat, mit dem alten und dem neuen Wert pro Feld. Bei Produkten und Räumen erscheinen nur die geänderten Positionen, jede auf einer eigenen Zeile; entfernte Positionen sind durchgestrichen. Bei der ersten Einreichung erscheinen alle ausgefüllten Felder als neu.

• Felder für Namen, Ansprechpartner, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und hochgeladene Dateien zeigen nie ihren Inhalt: In der E-Mail steht nur, dass sie sich geändert haben. Was der Kunde in andere Felder schreibt, erscheint so, wie er es eingegeben hat.
• Web- und E-Mail-Adressen in den aufgelisteten Werten erscheinen in einer nicht anklickbaren Form, zum Beispiel hxxps://shop[.]example.
• Sehr lange Antworten werden gekürzt. Öffne die Antwort in Eventyflow, um alles zu sehen.

Zugriffsschutz

Wie Personen ein externes Event-Formular öffnen, hängt von der gewählten Zugriffsmethode ab:

• Öffentlich -- jeder mit dem Link kann das Formular öffnen (nicht verfügbar für bearbeitbare eventgebundene Formulare).
• Magic Link -- der Empfänger erhält einen persönlichen Link per E-Mail. Bei bearbeitbaren Formularen muss mindestens eine E-Mail oder Domain gesetzt sein.
• Passwort -- der Empfänger gibt ein Passwort ein, bevor das Formular geöffnet wird. Bei falschem Passwort erscheint eine klare Fehlermeldung, und nach zu vielen Fehlversuchen gibt es eine kurze Wartezeit.

Interne Checklisten werden nicht über öffentliche Links geöffnet. Sie bleiben im Workspace und sind nur für angemeldete Nutzer mit Zugriff auf das Event verfügbar.

Teilen und Sprache

Wenn Du ein mehrsprachiges Formular teilst, kannst Du die Sprache vorauswählen, indem Du ?lang=xx an den Link anhängst.

Das Formular wählt die Sprache in dieser Reihenfolge:

1. Sprache aus dem Link.
2. Browsersprache des Empfängers.
3. Standardsprache des Formulars.

Datei-Uploads

Du kannst Datei-Upload-Felder zu Event-Formularen hinzufügen. Empfänger können Dokumente, Bilder oder PDFs anhängen.

• Füge im Formular-Builder ein Datei-Upload-Feld hinzu.
• Hochgeladene Dateien erscheinen im Tab Dateien des Events.
• Jede Datei wird vor der Verfügbarkeit auf Viren geprüft.

Automatische Löschung

Dateien folgen Deiner Aufbewahrungsfrist und werden spätestens 60 Tage nach dem Event-Enddatum gelöscht. Lade alles, was Du behalten willst, vorher herunter.

Datei-Upload-Felder sind nur in Event-Formularen verfügbar -- nicht in Event-Anfragen oder Anmeldeformularen.

Verwandt

• Anfragenliste und Anfrage-Detail
• Formulare Überblick
• Formularinstanz-Zugriff und Automatisierung