Event-Formulare
Ein Event-Anfrage-Formular sammelt die erste Anfrage eines Kunden. Ein Event-Formular ist alles, was danach kommt -- Du holst zusätzliche Details ein, gibst dem Kunden einen eigenen Bereich, briefst einen Partner oder hältst eine interne Checkliste für ein bereits bestehendes Event.
Event-Formulare findest Du in der Seitenleiste unter der Gruppe Events. Von dort aus erreichst Du eine eventübergreifende Liste, gefiltert nach der Kategorie, an der Du gerade arbeitest.
Die vier Kategorien
Jedes Event-Formular gehört zu einer von vier Kategorien. Die Kategorie bestimmt, wer das Formular öffnen kann, ob Antworten das Event aktualisieren und wo Du es in der Seitenleiste findest.
| Kategorie | Für wen | Was es macht |
|---|---|---|
| Zusatz-Infos | Dein Kunde | Einmaliges Formular, das Du Deinem Kunden schickst. Dein Kunde ergänzt Planungsdetails einmalig, und die Antwort aktualisiert das Event. |
| Kunden-Hub | Dein Kunde | Ein dauerhaftes Portal, das Dein Kunde während der gesamten Planung nutzen kann. Jede Einsendung aktualisiert das Event. |
| Briefings | Externe Partner ohne Eventyflow-Account | Briefings für DJs, Caterer, Fotografen oder andere Externe. Das Event selbst bleibt unverändert. |
| Checklisten | Dein Team | Interne Arbeitsdokumente. Nur Personen mit einem Eventyflow-Account sehen sie, und Antworten aktualisieren das Event nicht. |
Team-Checklisten sind per Richtlinie rein intern. Sie erzeugen keine öffentlichen Instanz-Links, keine öffentlichen Antwort-Links und keine öffentlichen Zugriffsmethoden. Externe Kategorien können entsprechend ihrer Zugriffseinstellungen geteilt werden.
Wo Du Event-Formulare findest
Öffne die Gruppe Events in der Seitenleiste und klappe Event-Formulare auf. Du siehst fünf Einträge:
- Alle -- alle externen Event-Formulare über Deine kommenden Events hinweg.
- Zusatz-Infos -- gefiltert auf die Zusatz-Infos-Kategorie.
- Kunden-Hub -- gefiltert auf Kunden-Portale.
- Partner -- gefiltert auf Partner-Briefings.
- Checklisten -- interne Checklisten über Deine kommenden Events hinweg.
Auf der Seite selbst kannst Du oben über die Tab-Leiste ebenfalls zwischen den Kategorien wechseln.
Event-Formular erstellen
Du hast zwei Einstiegspunkte:
- Auf der Formulare-Seite -- öffne Formulare in der Seitenleiste und klicke auf Formular erstellen. Der Intent-Assistent fragt Was möchtest du bauen? und zeigt sechs Kacheln, gruppiert nach Anwendungsfall. Wähle die passende aus, und wir konfigurieren den Formulartyp und die Defaults passend vor.
- Direkt im Event -- öffne ein Event und gehe zum Tab Event-Formulare. Über den Hinzufügen-Button erstellst Du interne Formulare direkt, für externe führt Dich ein kurzer Assistent durch die Konfiguration (Vorlage, Zugriffsmethode, Verfügbarkeit, Prüfen).
Der Intent-Assistent deckt ab:
- Einstiegs-Formulare (öffentlich): Event-Anfrage, Kontakt-Formular -- für Deine Website, um neue Events oder Kontakt-Anfragen zu starten.
- Folge-Formulare (Event-gebunden): Zusatz-Infos, Kunden-Hub, Partner-Briefing, Team-Checkliste -- alle an ein bestehendes Event gebunden.
Sobald ein Formular eine Kategorie hat, bleibt sie fix. Ältere Formulare ohne Kategorie müssen vor dem erneuten Speichern klassifiziert werden, damit die korrekten Teilen- und Intern-Regeln greifen.
Aktionen pro Event-Formular
Für jedes Formular kannst Du:
- Antwort öffnen -- die eingereichten Daten ansehen, wenn vorhanden.
- Bearbeiten -- die Formulareinstellungen ändern.
- Teilen -- den Formularlink an Kunden oder Partner senden (nur extern; für interne Checklisten nicht verfügbar).
- Aktivieren / deaktivieren -- steuern, ob der Empfänger das Formular gerade öffnen kann.
- Felder pro Antwort anpassen -- den Builder öffnen, um Felder für eine bestimmte Antwort anzupassen.
Details anzeigen
Klicke auf ein Event-Formular, um ein Seitenpanel zu öffnen mit:
- Aktuellem Status und Fortschritt.
- Zugriffsmethode (öffentlich, Magic Link, Passwort).
- Verfügbarkeitsfenster (Start- und Enddatum).
- Ob es intern oder extern ist.
- Versionshistorie der Antworten.
Felder pro Antwort anpassen
Verschiedene Events brauchen verschiedene Fragen. Du kannst die Felder eines Event-Formulars für jede Antwort anpassen -- zum Beispiel braucht eine Hochzeit ein Sitzordnungs-Feld, während ein Firmen-Event einen Präsentationsplan benötigt.
- Der Builder funktioniert genauso wie beim Erstellen des Formulars.
- Deine Änderungen gelten nur für diese eine Antwort.
- Wenn das Formular Event-Preise beeinflusst, fragen wir Dich, ob nur die Feldänderungen oder auch die Event-Preise aktualisiert werden sollen.
Versionslogik
Wenn Du eine Vorlage aktualisierst, behalten bestehende Antworten ihre ursprüngliche Version. Nur neue Antworten verwenden das aktualisierte Formular. Kunden, die bereits mit dem Ausfüllen begonnen haben, verlieren so weder ihren Fortschritt noch sehen sie unerwartete Änderungen.
Zugriffsschutz
Wie Personen ein externes Event-Formular öffnen, hängt von der gewählten Zugriffsmethode ab:
- Öffentlich -- jeder mit dem Link kann das Formular öffnen (nicht verfügbar für bearbeitbare eventgebundene Formulare).
- Magic Link -- der Empfänger erhält einen persönlichen Link per E-Mail. Bei bearbeitbaren Formularen muss mindestens eine E-Mail oder Domain gesetzt sein.
- Passwort -- der Empfänger gibt ein Passwort ein, bevor das Formular geöffnet wird. Bei falschem Passwort erscheint eine klare Fehlermeldung, und nach zu vielen Fehlversuchen gibt es eine kurze Wartezeit.
Interne Checklisten werden nicht über öffentliche Links geöffnet. Sie bleiben im Workspace und sind nur für angemeldete Nutzer mit Zugriff auf das Event verfügbar.
Teilen und Sprache
Wenn Du ein mehrsprachiges Formular teilst, kannst Du die Sprache vorauswählen, indem Du ?lang=xx an den Link anhängst.
Das Formular wählt die Sprache in dieser Reihenfolge:
- Sprache aus dem Link.
- Browsersprache des Empfängers.
- Standardsprache des Formulars.
Datei-Uploads
Du kannst Datei-Upload-Felder zu Event-Formularen hinzufügen. Empfänger können Dokumente, Bilder oder PDFs anhängen.
- Füge im Formular-Builder ein Datei-Upload-Feld hinzu.
- Hochgeladene Dateien erscheinen im Tab Dateien des Events.
- Jede Datei wird vor der Verfügbarkeit auf Viren geprüft.
Dateien werden 60 Tage nach dem Event-Enddatum automatisch gelöscht. Lade alles, was Du behalten willst, vorher herunter.
Datei-Upload-Felder sind nur in Event-Formularen verfügbar -- nicht in Event-Anfragen oder Anmeldeformularen.