Formularinstanz-Zugriff und Automatisierung
Jede Instanz wird in einem 3-Schritte-Assistenten eingerichtet.
Die drei Schritte
- Grundlagen
- Zugriff
- Automatisierung
Schritt 1: Grundlagen
Was Du hier einstellst
- Name der Instanz (Pflicht).
- Status: aktiv, inaktiv oder archiviert. Inaktiv bedeutet: das Formular ist pausiert und kann wieder aktiviert werden. Archiviert bedeutet: dauerhaft geschlossen -- keine weiteren Einreichungen möglich.
- Verfügbarkeit: optional einen Start- und Endzeitpunkt setzen. Das Formular ist nur zwischen diesen Zeitpunkten verfügbar.
Einmaliges Absenden (eventgebundene Event-Formulare)
Wenn die Instanz mit einem eventgebundenen Event-Formular verknüpft ist, kannst Du Einmaliges Absenden aktivieren. Das bedeutet: jeder Kunde kann nur einmal absenden. Wenn Du das beim Erstellen einer neuen Instanz aktivierst, kann die Zugriffsmethode automatisch auf Öffentlich wechseln.
Schritt 2: Zugriff
Wähle eine Zugriffsmethode. Du kannst nur eine gleichzeitig aktiv haben.
Wenn Du keine wählst, hat das Formular keinen öffentlichen Link und kann nicht geteilt werden.
Öffentlicher Zugriff
Jeder mit dem Link kann das Formular öffnen. Kein Login, kein Passwort.
Magic Link
Ein Magic Link ist eine personalisierte URL, die per E-Mail versendet wird. Wenn der Empfänger darauf klickt, kann er das Formular ohne Login aufrufen.
Du kannst den Zugang offen lassen oder einschränken auf:
- Bestimmte E-Mail-Adressen.
- Bestimmte Domains (z.B. Mustereinträge wie *@example.com).
Ungültige oder doppelte Einträge werden blockiert. Falsch formatierte Muster werden vor dem Speichern automatisch bereinigt.
Aus Kontaktdaten übernehmen
Wenn die Instanz zu einem Event gehört, das bereits eine Kontakt-E-Mail hat, erscheint über den Listen ein Abschnitt Aus Kontaktdaten übernehmen. Er bietet Buttons mit einem Klick, damit Du die Adresse nicht abtippen musst:
- {email} übernehmen -- fügt die E-Mail-Adresse dieses Kontakts zu den erlaubten E-Mails hinzu.
- {domain} übernehmen -- fügt die Domain dieser Adresse (alles nach dem @) zu den erlaubten Domains hinzu, sodass jeder mit einer Adresse auf dieser Domain zugelassen ist.
Die Buttons erscheinen nur, wenn das verknüpfte Event eine Kontakt-E-Mail hinterlegt hat.
Passwort
- Beim Erstellen der Instanz wird beim Speichern ein Passwort generiert.
- Beim Bearbeiten der Instanz kannst Du das Passwort neu generieren.
- Beim Neugenerieren wird ein neues Passwort erstellt und das alte funktioniert nicht mehr.
Passwort-Zustellung
Wenn ein Passwort generiert wird, wählst Du, wie Du es erhältst:
- Passwort anzeigen -- das generierte Passwort wird direkt angezeigt. Kopiere es und teile es manuell.
- Sicheren Link erstellen -- das Passwort wird in einem Einmal-Link verpackt, der nach 14 Tagen abläuft. Der Link kann nur einmal geöffnet werden. Teile ihn zeitnah.
Besondere Regeln für editierbare eventgebundene Event-Formulare
Wenn Deine Instanz ein editierbares Event-Formular ist, das mit einem Event verknüpft ist:
- Öffentlicher Zugriff ist nicht erlaubt.
- Du musst Passwort oder eingeschränkten Magic Link verwenden.
- Bei Magic Link brauchst Du mindestens eine erlaubte E-Mail-Adresse oder Domain.
Schritt 3: Automatisierung
E-Mail-Benachrichtigungen
- E-Mail-Automatisierung ein- oder ausschalten.
- Ein E-Mail-Template auswählen.
- Das Formularfeld auswählen, das die E-Mail-Adresse des Empfängers enthält.
Webhooks
- Webhook-Automatisierung ein- oder ausschalten.
- Eine oder mehrere Webhook-Automatisierungen auswählen.
Du kannst Webhooks bei Formulareinreichungen auslösen -- konfiguriere sie unter Einstellungen > Automatisierungen.
Validierung
Der Assistent lässt Dich nicht abschliessen, wenn etwas fehlt. Beispiel: Du hast ein Template gewählt, aber nicht angegeben, welches Feld die E-Mail-Adresse enthält.
Speichern
- Wenn Du Automatisierungsfelder leer lässt, wird die Instanz ohne Automatisierungen gespeichert.
- Bestehende Einstellungen werden vor dem Speichern automatisch bereinigt.