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Formularinstanz-Zugriff und Automatisierung

Jede Instanz wird in einem 3-Schritte-Assistenten eingerichtet.

Die drei Schritte​

  1. Grundeinstellungen
  2. Zugriffskontrolle
  3. Automatisierung

Schritt 1: Grundeinstellungen​

Was Du hier einstellst​

  • Instanzname (Pflicht).
  • Status: aktiv, inaktiv oder archiviert. Inaktiv bedeutet: das Formular ist pausiert und kann wieder aktiviert werden. Archiviert bedeutet: dauerhaft geschlossen -- keine weiteren Einreichungen möglich.
  • Verfügbarkeitszeitraum: optional einen Start- und Endzeitpunkt setzen. Das Formular ist nur zwischen diesen Zeitpunkten verfügbar.

Einmalige Einreichung (eventgebundene Detail-Formulare)​

Wenn die Instanz mit einem Event-Detail-Formular verknüpft ist, kannst Du Einmalige Einreichung aktivieren. Das bedeutet: jeder Kunde kann nur einmal absenden. Wenn Du das beim Erstellen einer neuen Instanz aktivierst, kann die Zugriffsmethode automatisch auf Öffentlich wechseln.

Schritt 2: Zugriffskontrolle​

Wähle eine Zugriffsmethode. Du kannst nur eine gleichzeitig aktiv haben.

Wenn Du keine wählst, hat das Formular keinen öffentlichen Link und kann nicht geteilt werden.

Öffentlicher Zugriff​

Jeder mit dem Link kann das Formular öffnen. Kein Login, kein Passwort.

Ein Magic Link ist eine personalisierte URL, die per E-Mail versendet wird. Wenn der Empfänger darauf klickt, kann er das Formular ohne Login aufrufen.

Du kannst den Zugang offen lassen oder einschränken auf:

  • Bestimmte E-Mail-Adressen.
  • Bestimmte Domains (z.B. Mustereinträge wie *@example.com).

Ungültige oder doppelte Einträge werden blockiert. Falsch formatierte Muster werden vor dem Speichern automatisch bereinigt.

Passwort​

  • Beim Erstellen der Instanz wird beim Speichern ein Passwort generiert.
  • Beim Bearbeiten der Instanz kannst Du das Passwort neu generieren.
  • Beim Neugenerieren wird ein neues Passwort erstellt und das alte funktioniert nicht mehr.

Passwort-Zustellung​

Wenn ein Passwort generiert wird, wählst Du, wie Du es erhältst:

  • Passwort anzeigen -- das generierte Passwort wird direkt angezeigt. Kopiere es und teile es manuell.
  • Sicheren Link erstellen -- das Passwort wird in einem Einmal-Link verpackt, der nach 14 Tagen abläuft. Der Link kann nur einmal geöffnet werden. Teile ihn zeitnah.

Besondere Regeln für editierbare eventgebundene Detail-Formulare​

Wenn Deine Instanz ein editierbares Detail-Formular ist, das mit einem Event verknüpft ist:

  • Öffentlicher Zugriff ist nicht erlaubt.
  • Du musst Passwort oder eingeschränkten Magic Link verwenden.
  • Bei Magic Link brauchst Du mindestens eine erlaubte E-Mail-Adresse oder Domain.

Schritt 3: Automatisierung​

E-Mail-Benachrichtigungen​

  • E-Mail-Automatisierung ein- oder ausschalten.
  • Ein E-Mail-Template auswählen.
  • Das Formularfeld auswählen, das die E-Mail-Adresse des Empfängers enthält.

Webhooks​

  • Webhook-Automatisierung ein- oder ausschalten.
  • Eine oder mehrere Webhook-Automatisierungen auswählen.

Du kannst Webhooks bei Formulareinreichungen auslösen -- konfiguriere sie unter Einstellungen > Automationen.

Validierung​

Der Assistent lässt Dich nicht abschliessen, wenn etwas fehlt. Beispiel: Du hast ein Template gewählt, aber nicht angegeben, welches Feld die E-Mail-Adresse enthält.

Speichern​

  • Wenn Du Automatisierungsfelder leer lässt, wird die Instanz ohne Automatisierungen gespeichert.
  • Bestehende Einstellungen werden vor dem Speichern automatisch bereinigt.

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