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Formularinstanzen und Teilen

Damit ein Formular für Deine Kunden verfügbar ist, erstellst Du eine Instanz. Die Formularvorlage allein ist nicht öffentlich -- Du brauchst mindestens eine Instanz.

Was Du machen kannst​

  • Neue Instanzen aus einem Formular erstellen.
  • Bestehende Instanzen bearbeiten.
  • Externe Instanzen per Link, Einbettung oder QR-Code teilen.
  • Sprachspezifische Links für mehrsprachige Formulare nutzen.

Erstellen vs. Bearbeiten​

Neue Instanz erstellen​

  • Bei externen Formularen öffnet sich der Teilen-Dialog automatisch nach dem Speichern.
  • Bei internen Formularen geht es direkt zurück zum Formular -- kein Teilen nötig.

Instanz bearbeiten​

  • Du änderst Einstellungen über denselben Einrichtungsassistenten.
  • Der Teilen-Dialog öffnet sich beim Bearbeiten nicht automatisch.

Erstellen aus einem Event heraus​

Wenn Du eine Instanz innerhalb eines Events erstellst oder bearbeitest, kommst Du danach zurück in den Formularbereich des Events.

Teilen-Dialog​

  • Link kopieren.
  • In neuem Tab öffnen.
  • Per E-Mail teilen.

Passwörter​

Wenn ein Passwort generiert wird, wählst Du unter Passwort-Zustellung, wie es zugestellt wird:

  • Passwort anzeigen -- das Passwort wird direkt angezeigt. Kopiere es und teile es manuell.
  • Sicheren Link erstellen -- das Passwort wird in einem Einmal-Link verpackt, der nach 14 Tagen abläuft. Der Link kann nur einmal geöffnet werden.

Regeln:

  • Du kannst ein Passwort oder einen Link nur direkt nach der Generierung kopieren: wenn Du die Instanz zum ersten Mal erstellst, in den Passwort-Modus wechselst oder das Passwort neu generierst.
  • Bestehende Passwörter werden nie wieder angezeigt.
  • Für ein neues Passwort nutze Neues Passwort generieren.

Einbettung​

Verfügbar für Standard-Formulare (nicht Detail-Formulare) mit einer Antwort pro Einreichung.

Zwei Methoden:

  • JavaScript-Widget (empfohlen).
  • iframe.

Du kannst die Ausrichtung des Widgets und die Grösse des iframes einstellen.

QR-Code​

  • QR-Code für den Teilen-Link erzeugen.
  • Als PNG herunterladen.

Linkverhalten bei Detail-Formularen​

Bei Detail-Formularen kann der geteilte Link auf die öffentliche URL der Antwort oder des Arbeitsdokuments zeigen (falls vorhanden).

Mehrsprachiges Teilen​

Wenn Dein Formular mehrere Sprachen aktiviert hat:

  • Automatische Spracherkennung beibehalten (das Formular nutzt die Browsersprache des Besuchers).
  • Eine bestimmte Sprache im Link erzwingen.
  • Wenn Du die Sprache änderst, aktualisieren sich Link, QR-Code und Einbettungscode automatisch.

Zugriffsabhängiges Teilen​

  • Wenn keine öffentliche URL verfügbar ist (keine Zugriffsmethode konfiguriert), ist das Teilen gesperrt.
  • Empfänger müssen weiterhin alle von Dir eingerichteten Zugriffsregeln bestehen (Passwort, Magic Link usw.).
  • In der Instanzliste kannst Du eine Instanz auch ohne Bearbeitungsrecht teilen, solange Du Listenzugriff hast.

Nächster Schritt: Zugriff konfigurieren​

Nach dem Erstellen einer Instanz legst Du fest, wer darauf zugreifen kann und wie -- siehe Formularinstanz-Zugriff und Automatisierung.

Instanz löschen​

Wenn Du eine Instanz löschst, bleiben bestehende Antworten im System erhalten. Neue Einreichungen über die gelöschte Instanz sind nicht mehr möglich.

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