Workflow-Instanzen und Monitoring
Was ist eine Workflow-Instanz
Jedes Mal, wenn ein Workflow-Trigger auslöst, erstellt das System eine neue Instanz (auch Run genannt). Eine Instanz ist eine eigenständige Ausführung Deines Workflows -- sie durchläuft die definierten Schritte der Reihe nach, bezogen auf das Event oder die Formularantwort, die den Trigger ausgelöst hat.
Du kannst viele Instanzen desselben Workflows gleichzeitig laufen haben. Jede Instanz verfolgt ihren eigenen Fortschritt, Status und Zeitverlauf.
Instanz-Status
Eine Instanz hat immer genau einen von sechs Status:
| Status | Bedeutung | Badge-Farbe |
|---|---|---|
| Pending | Die Instanz wurde erstellt, hat aber noch nicht mit der Ausführung begonnen. | Outline (neutral) |
| Running | Die Instanz führt gerade Schritte aus. | Grün (Standard) |
| Waiting | Die Instanz ist bei einem Wait- oder Wait-Until-Schritt pausiert. Zeitbasierte Wartezeiten laufen nach Ablauf weiter. | Grau (sekundär) |
| Completed | Alle Schritte wurden erfolgreich ausgeführt. Dies ist ein Endstatus. | Grün (Standard) |
| Failed | Ein Schritt ist auf einen Fehler gestossen und die Instanz wurde gestoppt. Der Fehlergrund wird gespeichert. | Rot (destruktiv) |
| Cancelled | Die Instanz wurde manuell von einem Teammitglied gestoppt. Dies ist ein Endstatus. | Grau (sekundär) |
Status-Ablauf
Instanzen durchlaufen Status in einer vorhersehbaren Reihenfolge. So funktionieren die Übergänge:
pending --> running --> completed
|
+--> waiting --> running (fortgesetzt)
| |
| +--> cancelled
|
+--> failed --> running (erneut versucht)
Im Detail:
- Jede Instanz startet als pending.
- Wenn die Ausführung beginnt, wechselt sie zu running.
- Erreicht die Instanz einen Wait- oder Wait-Until-Schritt, wechselt sie zu waiting. Zeitbasierte Wartezeiten kehren zu running zurück, wenn die Wartezeit abläuft oder Du sie manuell fortsetzt.
- Wenn alle Schritte fehlerfrei abgeschlossen werden, wechselt die Instanz zu completed.
- Falls ein Schritt fehlschlägt, wechselt die Instanz zu failed. Du kannst sie erneut versuchen, wobei ein neuer Anlauf ab running startet.
- Du kannst eine running- oder waiting-Instanz jederzeit abbrechen. Das versetzt sie in den Status cancelled.
Verfügbare Aktionen pro Status
Nicht jede Aktion ist bei jeder Instanz verfügbar. Die folgende Tabelle zeigt, was Du je nach aktuellem Status tun kannst:
| Aktion | Verfügbar bei Status | Auswirkung |
|---|---|---|
| Cancel | Running, Waiting | Stoppt die Instanz sofort. Es werden keine weiteren Schritte ausgeführt. Die Instanz wechselt zu Cancelled. |
| Retry | Failed | Startet die Ausführung der Instanz neu. Die Instanz wechselt zurück zu Running und die Schritte werden erneut ausgeführt. |
| Resume | Waiting bei Wait oder Wait Until | Überspringt die verbleibende Wartezeit und fährt mit dem nächsten Schritt fort. Die Instanz wechselt zurück zu Running. |
Aktionen erfordern Bearbeitungsrechte in Deinem Workspace. Betrachter (Nur-Lese-Benutzer) sehen die Aktions-Buttons nicht.
Instanz-Detailansicht
Klicke auf eine Zeile in der Instanzliste, um die Detailansicht zu öffnen. Du siehst:
- Instanz-ID -- die eindeutige Kennung dieses Runs.
- Status-Badge -- der aktuelle Status mit Farbkodierung.
- Subject -- der Subject-Typ (z.B. Event) und die Subject-ID, die diese Instanz ausgelöst hat.
- Aktueller Schritt -- auf welchem Schritt sich die Instanz gerade befindet oder welcher Schritt zuletzt ausgeführt wurde.
- Fehlergrund -- falls die Instanz fehlgeschlagen ist, wird die Fehlermeldung in einer eigenen Karte angezeigt. Das hilft Dir bei der Diagnose, was schiefgelaufen ist.
- Ausgeführte Schritte -- alle Schritte, die der Run bisher ausgeführt hat, jeweils mit eigenem Status-Badge. Fehlgeschlagene Schritte zeigen ihre Fehlermeldung direkt am Schritt, wiederholte Schritte die Versuchsnummer.
Von der Detailansicht aus kannst Du auch die Aktionen Cancel, Retry oder Resume auslösen (abhängig vom aktuellen Status).
Nutze den Back-Button, um zur Workflow-Detailseite zurückzukehren.
Instanzliste
Öffne den Runs-Tab auf einer Workflow-Detailseite, um alle Instanzen dieses Workflows zu sehen.
Die Liste zeigt diese Spalten:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| ID | Eine Kurzkennung für diesen Run, in Monospace dargestellt. Klicke auf die Zeile, um die vollständige Detailansicht zu öffnen. |
| Status | Ein farbkodiertes Badge mit dem aktuellen Status. |
| Subject | Eine Kurzkennung des Events oder der Formularantwort, die den Run ausgelöst hat. |
| Started at | Zeitstempel, wann die Instanz mit der Ausführung begonnen hat. |
| Completed at | Zeitstempel, wann die Instanz einen Endstatus erreicht hat (Completed, Failed oder Cancelled). |
Die Liste unterstützt serverseitige Paginierung, Sortierung und Filterung.
Aufbewahrung: Workflow-Instanzen werden nach 60 Tagen automatisch gelöscht. Falls Du Aufzeichnungen länger aufbewahren musst, exportiere oder notiere die relevanten Daten, bevor das Aufbewahrungsfenster abläuft.
Workflows in der Event-Detailansicht
Du kannst Workflow-Aktivität auch direkt in einem Event einsehen und verwalten. Öffne ein beliebiges Event und wechsle zum Tab Workflows. Dort siehst Du:
- Geplant -- bevorstehende Workflow-Ausführungen, die noch nicht ausgelöst wurden. Du kannst sie abbrechen, bevor sie ausgeführt werden.
- Aktiv -- Instanzen, die gerade laufen oder warten. Du kannst sie bei Bedarf abbrechen.
- Ausgeführt -- Instanzen, die bereits fertig gelaufen sind.
So hast Du einen schnellen Überblick über alle Workflow-Aktivität für ein bestimmtes Event, ohne die Event-Detailansicht verlassen zu müssen. Der Tab Workflows erscheint nur, wenn Dein Plan Workflows enthält.
Verwandt
- Workflows Übersicht -- Trigger, Schritte und der Workflow-Editor.