Workflow-Instanzen und Monitoring

Was ist eine Workflow-Instanz

Jedes Mal, wenn ein Workflow-Trigger auslöst, erstellt das System eine neue Instanz (auch Run genannt). Eine Instanz ist eine eigenständige Ausführung Deines Workflows -- sie durchläuft die definierten Schritte der Reihe nach, bezogen auf das Event oder die Formularantwort, die den Trigger ausgelöst hat.

Du kannst viele Instanzen desselben Workflows gleichzeitig laufen haben. Jede Instanz verfolgt ihren eigenen Fortschritt, Status und Zeitverlauf.

Instanz-Status

Eine Instanz hat immer genau einen von sieben Status:

Status	Bedeutung	Badge-Farbe
Pending	Die Instanz wurde erstellt, hat aber noch nicht mit der Ausführung begonnen.	Outline (neutral)
Running	Die Instanz führt gerade Schritte aus.	Grün (Standard)
Waiting	Die Instanz ist bei einem Wait- oder Wait-Until-Schritt pausiert und wird automatisch fortgesetzt, wenn die Wartezeit abläuft.	Grau (sekundär)
Completed	Alle Schritte wurden erfolgreich ausgeführt. Dies ist ein Endstatus.	Grün (Standard)
Failed	Ein Schritt ist auf einen Fehler gestossen und die Instanz wurde gestoppt. Der Fehlergrund wird gespeichert.	Rot (destruktiv)
Cancelled	Die Instanz wurde manuell von einem Teammitglied gestoppt. Dies ist ein Endstatus.	Grau (sekundär)
Dry Run	Die Instanz wurde durch einen Testlauf erstellt. Es wurden keine echten Aktionen ausgeführt. Dies ist ein Endstatus.	Grau (sekundär)

Status-Ablauf

Instanzen durchlaufen Status in einer vorhersehbaren Reihenfolge. So funktionieren die Übergänge:

pending --> running --> completed
                  |
                  +--> waiting --> running (fortgesetzt)
                  |           |
                  |           +--> cancelled
                  |
                  +--> failed --> running (erneut versucht)

Im Detail:

1. Jede Instanz startet als pending.
2. Wenn die Ausführung beginnt, wechselt sie zu running.
3. Erreicht die Instanz einen Wait- oder Wait-Until-Schritt, wechselt sie zu waiting. Wenn die Wartezeit abläuft (oder Du sie manuell fortsetzt), kehrt sie zu running zurück.
4. Wenn alle Schritte fehlerfrei abgeschlossen werden, wechselt die Instanz zu completed.
5. Falls ein Schritt fehlschlägt, wechselt die Instanz zu failed. Du kannst sie erneut versuchen, wobei ein neuer Anlauf ab running startet.
6. Du kannst eine running- oder waiting-Instanz jederzeit abbrechen. Das versetzt sie in den Status cancelled.
7. Dry-Run-Instanzen werden mit dem Status Dry Run erstellt und wechseln nie in einen anderen Status.

Verfügbare Aktionen pro Status

Nicht jede Aktion ist bei jeder Instanz verfügbar. Die folgende Tabelle zeigt, was Du je nach aktuellem Status tun kannst:

Aktion	Verfügbar bei Status	Auswirkung
Cancel	Running, Waiting	Stoppt die Instanz sofort. Es werden keine weiteren Schritte ausgeführt. Die Instanz wechselt zu Cancelled.
Retry	Failed	Startet die Ausführung der Instanz neu. Die Instanz wechselt zurück zu Running und die Schritte werden erneut ausgeführt.
Resume	Waiting	Überspringt die verbleibende Wartezeit und fährt mit dem nächsten Schritt fort. Die Instanz wechselt zurück zu Running.

Aktionen erfordern Bearbeitungsrechte in Deinem Workspace. Betrachter (Nur-Lese-Benutzer) sehen die Aktions-Buttons nicht.

Instanz-Detailansicht

Klicke auf eine Zeile in der Instanzliste, um die Detailansicht zu öffnen. Du siehst:

• Instanz-ID -- die eindeutige Kennung dieses Runs.
• Status-Badge -- der aktuelle Status mit Farbkodierung.
• Subject -- der Subject-Typ (z.B. Event) und die Subject-ID, die diese Instanz ausgelöst hat.
• Aktueller Schritt -- auf welchem Schritt sich die Instanz gerade befindet oder welcher Schritt zuletzt ausgeführt wurde.
• Fehlergrund -- falls die Instanz fehlgeschlagen ist, wird die Fehlermeldung in einer eigenen Karte angezeigt. Das hilft Dir bei der Diagnose, was schiefgelaufen ist.

Von der Detailansicht aus kannst Du auch die Aktionen Cancel, Retry oder Resume auslösen (abhängig vom aktuellen Status).

Nutze den Back-Button, um zur Workflow-Detailseite zurückzukehren.

Dry Run

Ein Dry Run ermöglicht Dir, Deine Workflow-Logik zu testen, ohne echte Aktionen auszuführen. Wenn Du einen Dry Run auslöst:

1. Das System erstellt eine Instanz mit dem Status Dry Run.
2. Jeder Schritt wird der Reihe nach ausgewertet -- Bedingungen werden geprüft, aber Aktionen wie E-Mails senden, Status aktualisieren oder Webhooks auslösen werden nicht tatsächlich ausgeführt.
3. Die Timeline zeichnet auf, was passiert wäre: welche Schritte ausgeführt wurden, wie jede Bedingung ausgewertet wurde und die simulierte Dauer.

Nutze Dry Runs, um zu überprüfen, ob Deine Bedingungen korrekt verzweigen und ob die Schrittreihenfolge Deinen Erwartungen entspricht -- bevor der Workflow live geht.

Instanzliste

Öffne den Runs-Tab auf einer Workflow-Detailseite, um alle Instanzen dieses Workflows zu sehen.

Die Liste zeigt diese Spalten:

Spalte	Beschreibung
ID	Eine Kurzkennung für diesen Run, in Monospace dargestellt. Klicke auf die Zeile, um die vollständige Detailansicht zu öffnen.
Status	Ein farbkodiertes Badge mit dem aktuellen Status.
Subject	Eine Kurzkennung des Events oder der Formularantwort, die den Run ausgelöst hat.
Started at	Zeitstempel, wann die Instanz mit der Ausführung begonnen hat.
Completed at	Zeitstempel, wann die Instanz einen Endstatus erreicht hat (Completed, Failed oder Cancelled).

Die Liste unterstützt serverseitige Paginierung, Sortierung und Filterung.

Aufbewahrung: Workflow-Instanzen werden nach 60 Tagen automatisch gelöscht. Falls Du Aufzeichnungen länger aufbewahren musst, exportiere oder notiere die relevanten Daten, bevor das Aufbewahrungsfenster abläuft.

Workflows in der Event-Detailansicht

Du kannst Workflow-Aktivität auch direkt in einem Event einsehen und verwalten. Öffne ein beliebiges Event und wechsle zum Tab Workflows. Dort siehst Du:

• Geplant -- bevorstehende Workflow-Ausführungen, die noch nicht ausgelöst wurden. Du kannst sie abbrechen, bevor sie ausgeführt werden.
• Aktiv -- Instanzen, die gerade laufen oder warten. Du kannst sie bei Bedarf abbrechen.
• Ausgeführt -- Instanzen, die bereits fertig gelaufen sind.

So hast Du einen schnellen Überblick über alle Workflow-Aktivität für ein bestimmtes Event, ohne die Event-Detailansicht verlassen zu müssen. Der Tab Workflows erscheint nur, wenn Dein Plan Workflows enthält.

Verwandt

• Workflows Übersicht -- Trigger, Schritte und der Workflow-Editor.