Workflow-Aktionen, Bedingungen und Warteschritte
Diese Seite listet alle Aktionen, Bedingungen und Timing-Schritte auf, die Du in einem Workflow verwenden kannst -- inklusive aller Konfigurationsfelder, Operatoren und Standardwerte.
Eine allgemeine Einführung in Workflows findest Du unter Workflows.
Aktionen
Aktionen führen eine Operation aus, wenn der Workflow sie erreicht. Neun Aktionstypen stehen Dir zur Verfügung, gruppiert in drei Kategorien: Kommunikation, Event und Tags.
E-Mail senden
Sendet eine E-Mail an einen oder mehrere Empfänger anhand eines E-Mail-Templates aus Deinem Workspace.
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| E-Mail-Vorlage | Ja | E-Mail-Vorlage auswählen | -- | Wählt das Template für Betreff und Inhalt der E-Mail. |
| Empfänger | Ja | Event-Kontakt, Zuständiger, Alle Teammitglieder, Eigene E-Mail-Adresse, Aus Feld | -- | Bestimmt, wer die E-Mail erhält. |
| Eigene E-Mail-Adresse | Nur wenn Empfänger = Eigene E-Mail-Adresse | Gültige E-Mail-Adresse | -- | Die E-Mail-Adresse, an die gesendet wird. |
| Feldpfad | Nur wenn Empfänger = Aus Feld | Feldreferenz (z. B. Kontakt-E-Mail) | -- | Liest die Empfängeradresse aus einem Event-Feld. |
Benachrichtigung senden
Sendet eine In-App-Benachrichtigung an Teammitglieder. Die Benachrichtigung erscheint im Glockensymbol oben in der Anwendung.
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Titel | Ja | Freitext | -- | Titel der Benachrichtigung in der Benachrichtigungsliste. |
| Nachricht | Ja | Freitext | -- | Nachrichtentext der Benachrichtigung. |
| Benachrichtigungsziel | Ja | Zuständiger, Alle Teammitglieder | -- | Zuständiger sendet nur an die zugewiesene Person; Alle Teammitglieder sendet an alle Teammitglieder. |
Webhook senden -- nur Event
Sendet Event-Daten als JSON-Payload an eine externe Webhook-Integration. Diese Aktion ist nur verfügbar, wenn das Workflow-Subjekt ein Event ist.
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Webhook-Integration | Ja | Webhook-Integration auswählen | -- | Wählt aus, welcher konfigurierte Webhook-Endpunkt den Payload erhält. |
Eventstatus ändern -- nur Event
Ändert den Status des Events, das den Workflow ausgelöst hat.
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Zielstatus | Ja | Beliebiger in Deinem Workspace definierter Status | -- | Der neue Status, der auf das Event gesetzt wird. |
Eventfeld aktualisieren -- nur Event
Setzt oder überschreibt einen bestimmten Feldwert am Event.
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Feldpfad | Ja | Event-Feld | -- | Das zu aktualisierende Feld, ausgewählt über den Feld-Picker. |
| Wert | Ja | Freitext | -- | Der neue Wert, der in das Feld geschrieben wird. |
Event zuweisen -- nur Event
Weist das Event einem bestimmten Teammitglied zu.
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Zuständige Person | Ja | Teammitglied auswählen | -- | Die Person, die als Event-Verantwortliche/r eingetragen wird. |
Tag hinzufügen -- nur Event
Fügt dem Event einen oder mehrere Tags hinzu.
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Tags | Ja | Einen oder mehrere Tags | [] | Tags, die hinzugefügt werden. Bereits vorhandene Tags werden nicht dupliziert. |
Tag entfernen -- nur Event
Entfernt einen oder mehrere Tags vom Event.
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Tags | Ja | Einen oder mehrere Tags | [] | Tags, die entfernt werden. Nicht vorhandene Tags werden stillschweigend ignoriert. |
Detailformular erstellen -- nur Event
Erstellt eine Detailformular-Instanz für das Event und sendet optional den Formular-Link per E-Mail an den Kunden. Nutze diese Aktion zusammen mit Tag-basierten Bedingungen, um automatisch das passende Detailformular für jeden Event-Typ zu senden.
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Detailformular | Ja | Detailformular wählen | -- | Das Detailformular-Template. Nur aktive Detailformulare werden angezeigt. |
| Einmaliges Absenden | Nein | Ein / Aus | Aus | Wenn aktiviert, kann das Formular nur einmal ausgefüllt werden. Nachträgliches Bearbeiten ist nicht möglich. |
| Zugriffsmethode | Ja | Öffentlich, Magic Link, Passwort | Öffentlich | Wie der Kunde auf das Formular zugreift. Die verfügbaren Methoden hängen von der Einstellung "Einmaliges Absenden" ab -- Öffentlich ist nur bei einmaligem Absenden verfügbar. Magic Link sendet einen zeitlich begrenzten E-Mail-Link (der Empfänger wird automatisch als einziger erlaubter Nutzer verwendet). Passwort generiert ein Einmal-Passwort, das per E-Mail gesendet wird. |
| Event-Daten bei Absendung aktualisieren | Nein | Ein / Aus | Aus | Wenn aktiviert, werden Formulardaten auf das Event angewendet (z. B. Positionen neu berechnet). |
| Gültigkeit Magic Link (Stunden) | Nur bei Zugriffsmethode = Magic Link | 1--168 | 24 | Wie lange der Magic Link gültig bleibt. |
| Empfänger | Ja, wenn E-Mail senden = Ein oder Zugriffsmethode = Magic Link | Event-Kontakt, Zuständiger, Eigene E-Mail-Adresse, Aus Feld | -- | Bestimmt, wer den Formular-Link erhält. Wird auch für die Magic-Link-Berechtigung verwendet. |
| Eigene E-Mail-Adresse | Nur wenn Empfänger = Eigene E-Mail-Adresse | Gültige E-Mail-Adresse | -- | Die E-Mail-Adresse, an die der Link gesendet wird. |
| Feldpfad | Nur wenn Empfänger = Aus Feld | Feldreferenz (z. B. contact.email) | -- | Liest die Empfängeradresse aus einem Event-Feld. |
| E-Mail mit Formular-Link senden | Nein | Ein / Aus | Aus | Ob eine Benachrichtigungs-E-Mail mit dem Formular-Link gesendet wird. |
| E-Mail-Vorlage | Nur wenn E-Mail senden = Ein | E-Mail-Vorlage auswählen | -- | Das E-Mail-Template für die Benachrichtigung. Verwende die Platzhalter {form.form_link}, {form.title} und {form.password_link} (nur bei Passwort-Zugang) im Template. |
Aktionen mit dem Hinweis nur Event stehen nur zur Verfügung, wenn das Workflow-Subjekt ein Event ist. Wenn der Trigger ein Formularantwort-Subjekt erzeugt (zum Beispiel bei einer Kontaktformular-Einreichung), werden diese Aktionen nicht im Schritt-Picker angezeigt.
Bedingungen
Bedingungen prüfen eine Regel und verzweigen den Ablauf in einen Wenn erfüllt-Pfad und einen Wenn nicht erfüllt-Pfad. Zehn Einzelbedingungen und ein zusammengesetzter Typ stehen zur Verfügung.
Eventstatus -- nur Event
Prüft, ob das Event aktuell einen der angegebenen Status hat.
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Status | Ja | Status auswählen (Mehrfachauswahl) | [] | Die Bedingung ist wahr, wenn der Event-Status mit einem der aufgelisteten Status übereinstimmt. |
Eventfeld (Feldwert) -- nur Event
Prüft ein beliebiges Event-Feld gegen einen Wert. Die verfügbaren Operatoren ändern sich je nach erkanntem Feldtyp (Text, Zahl oder Datum). Bei benutzerdefinierten Feldern, die nicht automatisch erkannt werden, kannst Du den Feldtyp manuell auswählen.
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Feldpfad | Ja | Event-Feld | -- | Das Event-Feld, das ausgewertet wird. |
| Operator | Ja | Siehe Operator-Tabellen unten | -- | Der durchzuführende Vergleich. |
| Wert | Nein (versteckt bei Operator Feld vorhanden) | Text, Zahl oder Datum je nach Feldtyp | -- | Der Referenzwert für den Vergleich. |
Wenn Du ein benutzerdefiniertes Feld auswählst, das Eventyflow nicht automatisch erkennen kann, erscheint ein zusätzlicher Feldtyp-Selektor mit den Werten Text, Zahl und Datum. Dieser bestimmt, welche Operatoren angeboten werden.
Die Auswahl eines Operators bestimmt, wie die Bedingung ausgewertet wird.
Text-Operatoren
| Operator | Bedeutung |
|---|---|
| Gleich | Der Feldwert stimmt exakt mit dem Vergleichswert überein. |
| Ungleich | Der Feldwert stimmt nicht mit dem Vergleichswert überein. |
| Enthält | Der Feldwert enthält den Vergleichswert als Teilstring. |
| Ist leer | Der Feldwert ist leer oder null. Kein Vergleichswert nötig. |
| Ist nicht leer | Der Feldwert ist vorhanden und nicht leer. Kein Vergleichswert nötig. |
| Feld vorhanden | Das Feld existiert in den Event-Daten (unabhängig vom Wert). |
Zahlen-Operatoren
| Operator | Bedeutung |
|---|---|
> Grösser als | Der Feldwert ist grösser als der Vergleichswert. |
>= Grösser oder gleich | Der Feldwert ist grösser oder gleich dem Vergleichswert. |
< Kleiner als | Der Feldwert ist kleiner als der Vergleichswert. |
<= Kleiner oder gleich | Der Feldwert ist kleiner oder gleich dem Vergleichswert. |
= Gleich | Der Feldwert ist gleich dem Vergleichswert. |
!= Ungleich | Der Feldwert ist ungleich dem Vergleichswert. |
| Feld vorhanden | Das Feld existiert in den Event-Daten. |
Datums-Operatoren
| Operator | Bedeutung |
|---|---|
| Vor | Das Felddatum liegt vor dem Vergleichsdatum. |
| Nach | Das Felddatum liegt nach dem Vergleichsdatum. |
| Am oder vor | Das Felddatum liegt auf oder vor dem Vergleichsdatum. |
| Am oder nach | Das Felddatum liegt auf oder nach dem Vergleichsdatum. |
| Gleich | Das Felddatum stimmt exakt mit dem Vergleichsdatum überein. |
| Feld vorhanden | Das Feld existiert in den Event-Daten. |
Zugewiesen an -- nur Event
Prüft, wem das Event aktuell zugewiesen ist.
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Prüfmodus | Ja | Bestimmte Benutzer, Beliebig zugewiesen, Nicht zugewiesen | Bestimmte Benutzer | Bestimmt die Art der Prüfung. |
| Benutzer | Nur wenn Prüfmodus = Bestimmte Benutzer | Teammitglieder auswählen (Mehrfachauswahl) | (leer) | Die Bedingung ist wahr, wenn die zugewiesene Person mit einem der aufgelisteten User übereinstimmt. |
Prüfmodi:
| Modus | Bedeutung |
|---|---|
| Bestimmte Benutzer | Wahr, wenn das Event einer der ausgewählten Personen zugewiesen ist. |
| Beliebig zugewiesen | Wahr, wenn das Event überhaupt jemandem zugewiesen ist. |
| Nicht zugewiesen | Wahr, wenn das Event keine zugewiesene Person hat. |
Hat Tag -- nur Event
Prüft, ob das Event bestimmte Tags trägt.
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Tags | Ja | Einen oder mehrere Tags | [] | Die Tags, nach denen am Event gesucht wird. |
| Feldabgleich | Nein | Mindestens eines, Alle müssen zutreffen | Mindestens eines | Mindestens eines = die Bedingung ist wahr, wenn mindestens ein Tag vorhanden ist; Alle müssen zutreffen = die Bedingung ist nur wahr, wenn alle aufgelisteten Tags vorhanden sind. |
Formular ausgefüllt -- nur Event
Prüft, ob ein bestimmter Formulartyp für das Event abgeschlossen wurde.
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Formulartyp | Ja | Formulartyp auswählen (z. B. Event, Kontakt) | -- | Der Formulartyp, dessen Abschluss geprüft wird. |
Formular-Ausfüllquote -- nur Event
Prüft den Prozentsatz der Formularausfüllung gegen einen Schwellenwert.
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Formulartyp | Ja | Formulartyp auswählen | -- | Der Formulartyp, der ausgewertet wird. |
| Operator | Ja | >= Grösser oder gleich, > Grösser als, <= Kleiner oder gleich, < Kleiner als, = Gleich | -- | Der Vergleichsoperator. |
| Schwellenwert (%) | Ja | Ganzzahl 0--100 | 0 | Der Prozentwert, gegen den verglichen wird. |
Antwort vorhanden -- nur Event
Prüft, ob eine Formularantwort für eine bestimmte Formularinstanz existiert.
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Formularinstanz | Ja | Formularinstanz auswählen | -- | Die Bedingung ist wahr, wenn mindestens eine Antwort für diese Formularinstanz existiert. |
Antwortanzahl -- nur Event
Prüft die Anzahl der Formularantworten gegen einen Schwellenwert.
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Operator | Ja | >= Grösser oder gleich, > Grösser als, <= Kleiner oder gleich, < Kleiner als, = Gleich, != Ungleich | -- | Der Vergleichsoperator. |
| Wert | Ja | Ganzzahl >= 0 | 0 | Die Zahl, gegen die verglichen wird. |
| Formulartyp | Ja | Formulartyp auswählen | -- | Der Formulartyp, dessen Antworten gezählt werden. |
Zeitfenster -- nur Event
Prüft, ob die aktuelle Zeit innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen ab einem Referenzdatum des Events liegt.
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Innerhalb von Tagen | Ja | Ganzzahl >= 1 | 1 | Die Anzahl der Tage, die das Zeitfenster definieren. |
| Referenz | Ja | Startdatum, Enddatum, Erstellt am | -- | Das Event-Datumsfeld, das als Ankerpunkt für das Zeitfenster dient. |
Kombiniert (UND/ODER)
Kombiniert mehrere Bedingungen mit boolscher Logik. Dies ist der einzige Bedingungstyp, der nicht auf Events beschränkt ist -- er steht für alle Workflow-Subjekte zur Verfügung.
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Logik | Ja | Alle Bedingungen müssen zutreffen (UND), Mindestens eine Bedingung muss zutreffen (ODER) | Alle Bedingungen müssen zutreffen (UND) | Alle Bedingungen müssen zutreffen (UND) = alle Unterbedingungen müssen wahr sein; Mindestens eine Bedingung muss zutreffen (ODER) = mindestens eine Unterbedingung muss wahr sein. |
| Unterbedingungen | Ja | Liste von Bedingungen | (leer) | Jede Unterbedingung ist einer der oben aufgeführten Einzelbedingungstypen, der mit seinen eigenen Feldern konfiguriert wird. |
Regeln:
- Du kannst bis zu 10 Unterbedingungen pro Composite hinzufügen.
- Jede Unterbedingung wird mit denselben Feldern konfiguriert wie ihr eigenständiges Pendant.
- Unterbedingungen können selbst nicht zusammengesetzt sein (keine Verschachtelung von Composites in Composites).
- Wenn nur noch eine Unterbedingung übrig bleibt und Du die andere entfernst, wird das Composite automatisch zu einer Einzelbedingung aufgelöst.
Bedingungen mit dem Hinweis nur Event stehen nur zur Verfügung, wenn das Workflow-Subjekt ein Event ist. Die Composite-Bedingung selbst ist immer verfügbar, aber die Unterbedingungen, die Du darin hinzufügen kannst, werden nach dem Workflow-Subjekt gefiltert.
Warteschritte
Warteschritte pausieren die Workflow-Ausführung für einen definierten Zeitraum oder bis zu einem bestimmten Zeitpunkt. Zwei Typen stehen zur Verfügung.
Warten
Pausiert den Workflow für eine feste Dauer.
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Dauer | Ja | Positive Ganzzahl | 1 | Die Anzahl der Zeiteinheiten, die gewartet wird. |
| Einheit | Ja | Minuten, Stunden, Tage, Wochen | Stunden | Die Zeiteinheit, die auf Dauer angewendet wird. |
Beispiel: Dauer = 2 + Einheit = Tage pausiert zwei Tage, bevor der nächste Schritt ausgeführt wird.
Warten bis
Pausiert den Workflow bis zu einem bestimmten Datum und Zeitpunkt.
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Warten bis | Ja | Datum und Uhrzeit | -- | Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der die Ausführung fortgesetzt wird. Liegt der Zeitpunkt beim Erreichen des Schritts bereits in der Vergangenheit, wird sofort fortgefahren. |