Workflow-Trigger Referenz
Jeder Workflow beginnt mit genau einem Trigger. Der Trigger bestimmt, wann der Workflow auslöst und was sein Subject ist. Das Subject ist das Objekt, auf dem alle nachfolgenden Schritte operieren -- entweder ein Event oder eine Formularantwort.
Diese Seite dokumentiert alle neun Trigger mit ihren Konfigurationsfeldern, Subject-Typen und praktischen Beispielen.
Subject-Typen
Der Subject-Typ bestimmt, welche Actions und Conditions in den nachfolgenden Workflow-Schritten verfügbar sind.
| Subject | Verfügbare Actions | Wann verwendet |
|---|---|---|
| Event | Alle Actions (Send Email, Send Notification, Send Webhook, Update Event Status, Update Event Field, Assign Event, Add Tag, Remove Tag) | Die meisten Trigger |
| Formularantwort | Nur Kommunikations-Actions (Send Email, Send Notification) | Form-Trigger mit Formulartyp Kontakt |
Wenn ein Form-Trigger den Formulartyp Event oder Detail verwendet, ist das Subject ein Event (weil das System das Event erstellt oder verknüpft, bevor der Workflow startet). Nur der Formulartyp Kontakt erzeugt ein Formularantwort-Subject.
Event-Trigger
Event created
Wird sofort ausgelöst, wenn ein neues Event in Deinem Workspace erstellt wird.
Konfigurationsfelder: Keine -- dieser Trigger hat keine konfigurierbaren Optionen.
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| (keine) | -- | -- | -- | -- |
Subject-Typ: Event
Beispiel: Du möchtest, dass jedes neue Event automatisch Deiner Betriebsleitung zugewiesen und mit "needs-review" getaggt wird. Erstelle einen Workflow mit dem Event created Trigger, dann füge eine Assign Event Action gefolgt von einer Add Tag Action hinzu.
Event status changed
Wird ausgelöst, wenn ein Event von einem Status in einen anderen wechselt. Du kannst auf bestimmte Quell-Status, Ziel-Status oder beides einschränken.
Konfigurationsfelder:
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Von Status | Nein | Ein oder mehrere Event-Status (Mehrfachauswahl) | (leer -- jeder Quell-Status) | Wenn gesetzt, wird der Trigger nur ausgelöst, wenn das Event vorher in einem dieser Status war. |
| Zu Status | Ja | Ein oder mehrere Event-Status (Mehrfachauswahl) | (leer) | Der Trigger wird ausgelöst, wenn das Event in einen dieser Status wechselt. |
Subject-Typ: Event
Beispiel: Du möchtest eine Bestätigungs-E-Mail senden, wenn ein Event auf "Confirmed" gesetzt wird. Setze Zu Status auf "Confirmed" und lasse Von Status leer. Dann füge eine Send Email Action mit Deinem Bestätigungstemplate hinzu. Wenn Du das nur für Events willst, die von "Pending" kommen, setze zusätzlich Von Status auf "Pending".
Event field changed
Wird ausgelöst, wenn ein oder mehrere bestimmte Felder am Event geändert werden.
Konfigurationsfelder:
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Felder | Ja | Ein oder mehrere Event-Felder (Mehrfachauswahl) | (leer) | Die Felder, die auf Änderungen überwacht werden. |
| Feldabgleich | Nein | Mindestens ein Feld / Alle Felder | Mindestens ein Feld | Mindestens ein Feld -- wird ausgelöst, wenn sich mindestens eines der ausgewählten Felder ändert. Alle Felder -- wird nur ausgelöst, wenn sich alle ausgewählten Felder im selben Update ändern. |
Subject-Typ: Event
Beispiel: Du verfolgst ein "Budget"- und ein "Venue"-Feld an Deinen Events. Du möchtest das Finanzteam benachrichtigen, wenn sich eines der beiden Felder ändert. Wähle beide Felder aus und setze Feldabgleich auf Mindestens ein Feld. Dann füge eine Send Notification Action hinzu, die auf das Finanzteam-Mitglied zielt.
Form-Trigger
Form submitted
Wird ausgelöst, wenn eine Formularantwort zum ersten Mal eingereicht wird. Du kannst nach Formulartyp filtern.
Konfigurationsfelder:
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Formulartyp | Nein | Event, Kontakt oder Detail | (leer -- alle Formulartypen) | Schränkt den Trigger auf einen bestimmten Formulartyp ein. |
Subject-Typ: Hängt vom Formulartyp-Wert ab.
| Formulartyp | Subject |
|---|---|
| Event | Event (das System erstellt das Event, bevor der Workflow läuft) |
| Detail | Event (das Formular ist mit einem bestehenden Event verknüpft) |
| Kontakt | Formularantwort (eigenständiges Formular, kein Event) |
| (leer) | Event (es sei denn, das tatsächliche Formular ist ein Contact-Formular) |
Wenn das Subject Formularantwort ist, sind Event-only Actions (Update Event Status, Update Event Field, Assign Event, Add Tag, Remove Tag, Send Webhook) und Event-only Conditions nicht verfügbar.
Beispiel: Du hast ein "Contact"-Formular auf Deiner Website. Wenn jemand es einreicht, möchtest Du automatisch eine Bestätigungs-E-Mail senden. Setze Formulartyp auf Kontakt und füge eine Send Email Action hinzu.
Form response updated
Wird ausgelöst, wenn eine bestehende Formularantwort nach der Ersteinreichung geändert wird. Du kannst nach Formulartyp, geänderten Feldern und Feld-Matching filtern.
Konfigurationsfelder:
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Formulartyp | Nein | Event, Kontakt oder Detail | (leer -- alle Formulartypen) | Schränkt den Trigger auf einen bestimmten Formulartyp ein. |
| Geänderte Felder | Nein | Ein oder mehrere Felder (Mehrfachauswahl) | (leer -- jede Feldänderung) | Wenn gesetzt, wird der Trigger nur ausgelöst, wenn mindestens eines der aufgelisteten Felder geändert wurde. |
| Feldabgleich | Nein | Mindestens ein Feld / Alle Felder | Mindestens ein Feld | Mindestens ein Feld -- wird ausgelöst, wenn sich mindestens eines der ausgewählten Felder ändert. Alle Felder -- wird nur ausgelöst, wenn sich alle ausgewählten Felder im selben Update ändern. |
Subject-Typ: Gleiche Regeln wie bei Form submitted -- hängt von Formulartyp ab.
Beispiel: Du hast ein Detail-Formular an Events angehängt. Du möchtest benachrichtigt werden, wenn das Feld "Dietary Requirements" aktualisiert wird, damit Du das Catering anpassen kannst. Setze Formulartyp auf Detail, füge "Dietary Requirements" zu Geänderte Felder hinzu und ergänze eine Send Notification Action.
Zeitbasierte Trigger
Time before event
Wird eine bestimmte Zeitspanne vor dem Event-Datum ausgelöst. Das System prüft geplante Trigger regelmässig und führt sie aus, wenn der Zeitpunkt erreicht ist.
Konfigurationsfelder:
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Versatz | Ja | Ganzzahl, mindestens 1 | (leer) | Die Anzahl der Zeiteinheiten vor dem Event. |
| Einheit | Ja | Minuten, Stunden, Tage oder Wochen | (leer) | Die Einheit für den Offset-Wert. |
Subject-Typ: Event
Beispiel: Du möchtest Deinem Team 2 Tage vor jedem Event eine Erinnerungs-E-Mail senden. Setze Versatz auf 2 und Einheit auf Tage. Dann füge eine Send Email Action mit Deinem Erinnerungstemplate hinzu.
Time after event
Wird eine bestimmte Zeitspanne nach dem Event-Datum ausgelöst. Nützlich für Follow-up-Aktionen.
Konfigurationsfelder:
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Versatz | Ja | Ganzzahl, mindestens 1 | (leer) | Die Anzahl der Zeiteinheiten nach dem Event. |
| Einheit | Ja | Minuten, Stunden, Tage oder Wochen | (leer) | Die Einheit für den Offset-Wert. |
Subject-Typ: Event
Beispiel: Du möchtest automatisch 1 Woche nach jedem Event Feedback anfordern. Setze Versatz auf 1 und Einheit auf Wochen. Dann füge eine Send Email Action mit Deinem Feedback-Template hinzu.
No activity
Wird ausgelöst, wenn für eine bestimmte Anzahl Tage keine Aktivität am Event stattgefunden hat. "Aktivität" umfasst jede Aktualisierung am Event, seinen Formularen, Statusänderungen oder Zuweisungen.
Konfigurationsfelder:
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Tage ohne Aktivität | Ja | Ganzzahl, mindestens 1 | (leer) | Die Anzahl der Tage ohne jegliche Aktivität, bevor der Trigger auslöst. |
Subject-Typ: Event
Beispiel: Du möchtest inaktive Events kennzeichnen, die seit 14 Tagen keine Updates hatten. Setze Tage ohne Aktivität auf 14, dann füge eine Add Tag Action mit dem Tag "stale" und eine Send Notification Action hinzu, um das zugewiesene Teammitglied zu informieren.
Manueller Trigger
Manual trigger
Wird nicht automatisch ausgelöst. Du startest den Workflow von Hand über die Workflow-Detailseite mit dem Trigger Now-Button. Damit wählst Du ein bestimmtes Event aus und führst den Workflow bei Bedarf aus.
Konfigurationsfelder: Keine -- dieser Trigger hat keine konfigurierbaren Optionen.
| Feld | Erforderlich | Werte | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| (keine) | -- | -- | -- | -- |
Subject-Typ: Event (Du wählst das Event beim manuellen Auslösen aus)
Beispiel: Du hast eine komplexe Event-Setup-Checkliste, die das Senden mehrerer E-Mails, das Aktualisieren von Feldern und das Zuweisen von Aufgaben umfasst. Anstatt das automatisch laufen zu lassen, erstellst Du einen Workflow mit einem Manual Trigger, damit Dein Team ihn bei Bedarf für jedes Event ausführen kann.
Trigger-Gruppen in der Oberfläche
Wenn Du einen Trigger im Editor auswählst, sind sie in vier Gruppen organisiert:
| Gruppe | Trigger |
|---|---|
| Event | Event created, Event status changed, Event field changed |
| Forms | Form submitted, Form response updated |
| Time-based | Time before event, Time after event, No activity |
| Manual | Manual trigger |