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Formular-Antworten und Anfrage-Inbox

Jede Formulareinreichung landet in der Anfrage-Inbox. Von dort aus prüfst, bearbeitest und verfolgst Du sie.

Anfrage-Inbox vs. Formular-Antworten​

Die Anfrage-Inbox zeigt alle neuen Einreichungen aus allen Formularen an einem Ort. Formular-Antworten zeigt Einreichungen für eine bestimmte Formularinstanz. Nutze die Anfrage-Inbox für die tägliche Bearbeitung. Nutze Formular-Antworten, wenn Du alle Einreichungen für ein bestimmtes Formular sehen willst.

Anfrage-Inbox​

Die Anfrage-Inbox ist Dein zentraler Ort für alle eingehenden Formulareinreichungen.

Layout​

  • Zwei Bereiche: Einreichungsliste links, Details rechts.
  • Auf Mobilgeräten wird die Liste ausgeblendet, wenn Du ein Element auswählst.
  • 50 Elemente pro Seite.

Was jedes Element zeigt​

  • Avatar der zuständigen Person.
  • E-Mail oder Name des Einsenders.
  • Zeit seit der Einreichung (z.B. "vor 2 Stunden").
  • Formular- oder Event-Titel.
  • Event-Datum (bei Event-Einreichungen).
  • Typ-Badge: Event, Kontakt, Detail oder Feedback. Manche Formularinstanzen sammeln Feedback statt Anfragen. Feedback-Antworten funktionieren genauso, sind aber anders gekennzeichnet.
  • Status-Badge (bei In Bearbeitung und Erledigt).
  • Blauer Punkt bei ungelesenen Elementen.

Elemente werden nach Datum gruppiert: Heute, Gestern, Letzte Woche, Älter.

Suche und Filter​

  • Suche über alle Formulardaten.
  • Filter nach Status: Alle (ausser archiviert), Ungelesen, Gelesen, In Bearbeitung, Erledigt, Archiviert.

Zähler​

Die Anfrage-Inbox zeigt Zähler für:

  • Gesamtanzahl.
  • Nach Status: ungelesen, gelesen, in Bearbeitung, erledigt, archiviert.
  • Nach Typ: Event, Kontakt, Detail, Feedback.
  • Offene Elemente: Summe aus ungelesen, gelesen und in Bearbeitung.

Status-Workflow​

Jede Einreichung durchläuft einen Status:

StatusBedeutung
UngelesenNeue Einreichung, noch nicht geöffnet
GelesenGeöffnet und gesehen
In BearbeitungJemand arbeitet daran
ErledigtAbgeschlossen
ArchiviertAus der Standardansicht ausgeblendet

Wenn Du ein ungelesenes Element öffnest, wird es automatisch als Gelesen markiert. Du kannst den Status jederzeit manuell ändern. Status-Änderungen sind nur für Dein Team sichtbar. Der Kunde sieht keine Statusänderungen.

Verfügbare Aktionen pro Element:

  • Als erledigt markieren.
  • Als in Bearbeitung markieren.
  • Als gelesen / als ungelesen markieren.
  • Archivieren.

Diese Aktionen findest Du im Dropdown-Menü der Listenelemente und in der Toolbar der Detailansicht.

Detailansicht​

Wähle ein Element aus, um seine Details zu sehen.

Toolbar​

  • Als erledigt markieren, In Bearbeitung, Archivieren Buttons.
  • Weitere-Aktionen-Menü.

Einreichungsinhalt​

  • Alle eingereichten Daten schreibgeschützt angezeigt.
  • Dateianhänge inline dargestellt.

Event-Kontext (bei Event-Einreichungen)​

  • Event-Titel.
  • Event-Datum.
  • Event-Status (farbcodiert: neu, qualifiziert, Angebot gesendet, gebucht, storniert, abgeschlossen).
  • Zeit seit Erstellung.
  • Link zum Öffnen des Events.

Weitere Aktionen​

  • Erweitern -- öffnet die vollständige Antwortansicht.
  • PDF-Export -- Antwort als PDF herunterladen.

Vollständige Antwortansicht​

Eine detaillierte Ansicht mit Bearbeitung und Versionshistorie.

Was Du siehst​

  • Formular-Titel und Beschreibung.
  • Name des Einsenders.
  • Zeitpunkt der Einreichung.
  • Zeitpunkt der letzten Bearbeitung.
  • Fortschritt (wie viele Felder von der Gesamtzahl ausgefüllt sind).

Bearbeiten (nur bei Detail-Formularen)​

Du kannst Antworten von Detail-Formularen bearbeiten:

  1. Klicke auf Bearbeiten.
  2. Die Felder werden editierbar.
  3. Nimm Deine Änderungen vor.
  4. Klicke auf Speichern oder Abbrechen.

Einschränkungen:

  • Nur für Antworten von Detail-Formularen verfügbar.
  • Du kannst nur die aktuelle Version bearbeiten, nicht ältere.
  • Du kannst während des Bearbeitens nicht die Version wechseln.
  • Du bekommst eine Warnung, wenn Du mit ungespeicherten Änderungen die Seite verlassen willst.

PDF-Export​

  • PDF der Antwort erzeugen.
  • Das PDF nutzt die Sprache des Formulars.
  • Nicht verfügbar während des Bearbeitens.

Fortschrittsverfolgung​

Sieh, wie weit ein Formular ausgefüllt ist.

  • Ein Fortschrittsbalken zeigt den Prozentsatz der ausgefüllten Felder.
  • Farbcodierung:
    • Grün: 100%.
    • Blau: 75% oder mehr.
    • Gelb: 50% oder mehr.
    • Rot: unter 50%.

Sichtbar in der vollständigen Antwortansicht und im Seitenpanel der Detail-Formulare.

Versionshistorie​

Jedes Mal wenn eine Antwort eingereicht oder bearbeitet wird, wird eine neue Version gespeichert.

Zwischen Versionen wechseln​

  • Vor-/Zurück-Buttons zum Wechseln zwischen Versionen.
  • Aktuell-Button um zur neuesten Version zu springen.
  • Versionsnummer wird angezeigt (z.B. "v2").

Was jede Version speichert​

  • Versionsnummer.
  • Erstellungszeitpunkt.
  • Wer die Änderung gemacht hat.
  • Grund (z.B. "Aktualisiert über API").

Ältere Versionen ansehen​

  • Alle älteren Versionen sind schreibgeschützt.
  • Nur die aktuelle Version kann bearbeitet werden.
  • Ein Warnbanner wird angezeigt, wenn Du eine ältere Version betrachtest.

Aufbewahrung von Versionen​

  • Versionen werden automatisch 30 Tage nach dem Event-Ende gelöscht.
  • Die aktuelle Version wird immer behalten.

Zuständige Person​

Weise eine Antwort einem Teammitglied zu. Öffne eine Antwort, klicke auf das Feld für die zuständige Person und wähle ein Teammitglied aus der Liste.

Zeigt:

  • Name der zuständigen Person.
  • Avatar oder Initialen der zuständigen Person.
  • Zeitpunkt der Zuweisung.

Die zuständige Person wird in der Anfrage-Inbox-Liste und im Seitenpanel der Detail-Formulare angezeigt.

Kommentare​

Füge interne Kommentare zu einer Antwort hinzu, um mit Deinem Team zu kommunizieren.

  • Alle Kommentare mit Autorname und Zeitstempel sehen.
  • Neue Kommentare hinzufügen.
  • Kommentare löschen (wenn Du die Berechtigung hast).
  • Kommentare sind rein intern -- die Person, die das Formular ausgefüllt hat, kann sie nicht sehen.

KI-Zusammenfassung​

Für Event-Einreichungen kannst Du eine KI-Zusammenfassung erstellen.

  • Klicke auf Mit Flow zusammenfassen, um zu starten.
  • Eine Fortschrittsanimation zeigt an, dass die Zusammenfassung im Hintergrund erstellt wird.
  • Die Zusammenfassung erscheint in einem hervorgehobenen Bereich.
  • Klicke auf Neu generieren, um eine neue Zusammenfassung zu erstellen.

Die Zusammenfassung wird im Hintergrund erstellt und für später gespeichert. Wenn Du zurückkommst, ist sie schon da.

Antwort-Metadaten​

Jede Antwort speichert:

  • E-Mail des Einsenders.
  • Name des Einsenders.
  • IP-Adresse.
  • Browser-Informationen.
  • Zeitpunkt der Einreichung.
  • Zeitpunkt der letzten Bearbeitung.
  • Ob sie vom System erstellt wurde.

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