Externe Datenquellen
Verbinde externe Datenquellen, damit Deine Formulare und Events Daten aus anderen Systemen abrufen können. Zum Beispiel: Verbinde ein Mitarbeiterverzeichnis aus Deinem HR-System -- und nutze es als Dropdown in Deinen Formularen, damit Kunden eine Kontaktperson auswählen können.
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So funktioniert es
Du konfigurierst einen API-Endpunkt, Eventyflow ruft die Daten ab, und sie stehen als Feldoptionen im Form Builder zur Verfügung. Deine Formulare zeigen immer aktuelle Daten aus dem externen System.
Was Du tun kannst
- Datenquellen erstellen und bearbeiten.
- Verwendungszweck, HTTP-Methode, Wartezeit und Anmeldemethode konfigurieren.
- Quellen blockieren oder freigeben.
- Sehen, welche Formulare eine Quelle nutzen.
Anmeldemethoden
Wähle aus, wie sich das externe System verifiziert:
- Keine -- offene Endpunkte ohne Authentifizierung.
- Basic Auth -- klassische Zugangsdaten.
- Bearer Token -- ein einzelnes Zugangstoken.
- API Key -- ein Schlüssel vom externen Dienst.
Gespeicherte Passwörter und Tokens sind beim späteren Bearbeiten verborgen. Nach dem Speichern testet das System die Verbindung automatisch.
Datenquelle löschen
Wenn eine Quelle gerade von Formularen genutzt wird, bekommst Du vor dem Löschen eine Warnung. Die Warnung zeigt, welche Formulare betroffen sind, damit nichts versehentlich kaputt geht.
Status und Überwachung
Du kannst verfolgen:
- Aktueller Status (freigegeben, blockiert oder ausstehend).
- Wie viele Anfragen erfolgreich oder fehlgeschlagen sind.
- Gesamterfolgsrate.
- Wann die letzte Prüfung gelaufen ist.
Gut zu wissen
Wenn Du eigene Header über die Standard-Anmeldefelder hinaus hinzufügst, stelle sicher, dass sie zu dem passen, was das externe System erwartet, bevor Du die Quelle in Live-Automatisierungen nutzt.
Konfigurations-Tabs
Wenn Du eine Datenquelle bearbeitest, ist die Konfiguration in drei Tabs aufgeteilt:
- Anfrage -- URL, Verbindungseinstellungen, Authentifizierung und Anfrage-Parameter.
- Antwort -- Datenzuordnung zum Transformieren der API-Antwort.
- Buchung -- Buchungskonfiguration (nur für Raumverfügbarkeits-Quellen).
Anfrage-Parameter
Definiere Parameter, die mit jeder API-Anfrage gesendet werden. Parameter können statische Werte oder dynamische Werte aus Formularfeldern sein.
Für Raumverfügbarkeits-Quellen sind folgende Kontextwerte automatisch als Parameterquellen verfügbar:
- Event-Datum -- das vom Kunden gewählte Datum.
- Startzeit -- die vom Kunden gewählte Startzeit.
- Endzeit -- die vom Kunden gewählte Endzeit.
- Teilnehmer -- die eingegebene Teilnehmerzahl.
Jeder Parameter kann ein Format zugewiesen bekommen (z.B. Datumsformat-Konvertierung).
Multi-Datum-Abfrage
Wenn Datumsalternativen aktiviert sind (siehe unten), kannst Du konfigurieren, wie mehrere Daten an die externe API gesendet werden:
| Modus | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Trennzeichen | Daten mit einem Trennzeichen verbunden | datum=01.08;02.08 |
| Datumsbereich | Separate Von-/Bis-Parameter | von=01.08&bis=05.08 |
| JSON-Array | Daten als JSON-Array im Anfrage-Body | ["01.08", "02.08"] |
| Wiederholter Parameter | Gleicher Parameter pro Datum wiederholt | datum=01.08&datum=02.08 |
Datenzuordnung
Wenn ein Drittsystem ein anderes Datenformat als Eventyflow verwendet, kannst Du Zuordnungsregeln einrichten, um die Daten automatisch umzuwandeln.
Visueller Zuordnungs-Editor
Für Raumverfügbarkeits-Quellen gibt es einen visuellen Zuordnungs-Editor, mit dem Du API-Felder per Klick den Eventyflow-Feldern zuordnen kannst -- kein manuelles Eingeben von Pfaden nötig. Der Editor erkennt verfügbare Felder aus einer Beispiel-JSON-Antwort und zeigt sie neben den semantischen Slots von Eventyflow an.
Semantische Slots sind die Zielfelder, die Eventyflow für Raumverfügbarkeit benötigt:
| Slot | Beschreibung |
|---|---|
| Raum-ID | Welches Feld den Raum identifiziert. |
| Daten | Welches Feld die Daten enthält (erwartetes Format: JJJJ-MM-TT). |
| Zeit ab | Startzeit des Buchungsslots (optional, erwartetes Format: HH:mm). |
| Zeit bis | Endzeit des Buchungsslots (optional, erwartetes Format: HH:mm). |
Klicke ein Feld in der API-Antwort-Spalte, dann den passenden semantischen Slot, um eine Zuordnung zu erstellen. Der Editor erkennt automatisch Datums- und Zeitformate aus Beispielwerten und schlägt den richtigen Transformator vor.
Beispiel-JSON
Um die verfügbaren Felder des externen Systems zu erkennen, kannst Du:
- Eine Beispiel-JSON-Antwort ins Textfeld einfügen.
- Von API laden -- klicke den Button, um eine echte Testanfrage zu senden und die Antwort automatisch zu laden.
Die erkannten Felder werden mit Datentyp und Beispielwerten aufgelistet.
Eingehende Zuordnung (Antwort)
Wandle Daten um, die vom externen System zurückkommen, in das Format das Eventyflow erwartet. Zum Beispiel: Wenn das externe System Daten als "25.12.2026" liefert, kannst Du sie ins Standardformat "2026-12-25" konvertieren.
- Öffne den Tab Antwort.
- Aktiviere API-Antwort auf Eventyflow-Format mappen.
- Füge Zuordnungsregeln hinzu. Jede Regel hat:
- Quelle (API-Antwort) -- wo der Wert in der externen Antwort zu finden ist.
- Transformatoren -- optionale Umwandlungen wie Datumsformat, Werte-Zuordnung oder Typ-Umwandlung.
- Ziel (Eventyflow) -- wo der Wert im Eventyflow-Format platziert wird.
Ausgehende Zuordnung (Anfrage)
Wandle die Daten um, die Eventyflow an das externe System sendet. Nutze dies, wenn die externe API ein bestimmtes Anfrageformat erwartet.
- Öffne den Tab Anfrage.
- Aktiviere Ausgehende Anfrage-Zuordnung aktivieren.
- Füge Zuordnungsregeln hinzu, die definieren wie Eventyflow-Daten auf das erwartete Format des externen Systems abgebildet werden.
Verfügbare Transformatoren
| Transformator | Was er tut | Beispiel |
|---|---|---|
| Datumsformat | Wandelt zwischen Datumsformaten um | "25.12.2026" zu "2026-12-25" |
| Boolean-Umwandlung | Wandelt Text in Ein/Aus-Werte um | "ja" zu Ein, "nein" zu Aus |
| Werte-Zuordnung | Ersetzt Werte über eine Zuordnungstabelle | "frei" zu "verfügbar" |
| Typ-Umwandlung | Ändert den Datentyp | Text "42" zu Zahl 42 |
| Standardwert | Füllt einen Fallback-Wert ein wenn Daten fehlen | Leer zu "ZRH1" |
| In Liste | Verpackt einen einzelnen Wert in eine Liste | "Eintrag" zu ["Eintrag"] |
| Verkettung | Fügt Text vor oder nach einem Wert hinzu | "123" zu "RAUM-123" |
| Vorlage | Erstellt Text aus mehreren Werten | "Raum 3, 2. OG" |
| Text aufteilen | Teilt einen Textwert an einem Trennzeichen in eine Liste | "A;B;C" zu ["A", "B", "C"] |
Live-Vorschau
Nach dem Speichern einer Datenquelle mit Zuordnungsregeln kannst Du die Zuordnung testen, ohne echte API-Aufrufe zu machen. Öffne den Bereich Live-Vorschau, füge Beispiel-JSON vom externen System ein und sieh Dir das transformierte Ergebnis sofort an.
Import und Export
Du kannst eine Zuordnungskonfiguration als JSON-Datei exportieren und in eine andere Datenquelle importieren. So kannst Du Konfigurationen zwischen Quellen oder Mandanten teilen.
Buchung (nur Raumverfügbarkeit)
Für Raumverfügbarkeits-Quellen kannst Du konfigurieren, dass Eventyflow bei der Formularabsendung eine Buchungsanfrage an das externe System sendet. Die Buchung erfolgt vor dem Speichern der Antwort -- wenn die Buchung fehlschlägt, wird die Antwort nicht erstellt.
- Öffne den Tab Buchung (nur sichtbar für Raumverfügbarkeits-Quellen).
- Aktiviere Buchung bei Formular-Absendung senden.
- Gib die Buchungs-URL ein (nur HTTPS).
- Wähle die HTTP-Methode und den Timeout.
- Füge Anfrage-Zuordnungsregeln hinzu, um die Buchungsdaten zu formatieren.
- Definiere eine Erfolgsbedingung, um zu prüfen ob die Buchung akzeptiert wurde (z.B. Feld "status" entspricht "confirmed").
- Füge eine Antwort-Zuordnung hinzu, um die Buchungsreferenz aus der Antwort zu extrahieren.
Erfolgsbedingung-Operatoren
| Operator | Beschreibung |
|---|---|
| ist gleich | Wert stimmt exakt überein. |
| ist nicht gleich | Wert stimmt nicht überein. |
| ist einer von | Wert ist in einer Liste. |
| ist keiner von | Wert ist nicht in einer Liste. |
| enthält | Wert enthält den Text. |
| enthält nicht | Wert enthält den Text nicht. |
| existiert | Feld existiert in der Antwort. |
Datumsalternativen
Für Raumverfügbarkeits-Quellen kannst Du Datumsalternativen aktivieren, damit Eventyflow nahegelegene Daten abfragt, wenn am gewählten Datum keine Räume verfügbar sind. So finden Kunden den nächsten freien Termin, ohne manuell verschiedene Daten ausprobieren zu müssen.
Datumsalternativen-Einstellungen werden pro Datenquelle konfiguriert und hängen vom Multi-Datum-Abfragemodus ab (siehe Anfrage-Parameter oben).