Externe Datenquellen

Verbinde externe Datenquellen, damit Deine Formulare und Events Daten aus anderen Systemen abrufen können. Zum Beispiel: Verbinde ein Mitarbeiterverzeichnis aus Deinem HR-System -- und nutze es als Dropdown in Deinen Formularen, damit Kunden eine Kontaktperson auswählen können.

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So funktioniert es

Du konfigurierst einen API-Endpunkt, Eventyflow ruft die Daten ab, und sie stehen als Feldoptionen im Formular-Builder zur Verfügung. Deine Formulare zeigen immer aktuelle Daten aus dem externen System.

Was Du tun kannst

• Datenquellen erstellen und bearbeiten.
• Verwendungszweck, HTTP-Methode, Timeout und Anmeldemethode konfigurieren.
• Quellen blockieren oder freigeben.
• Sehen, welche Formulare eine Quelle nutzen.

Anmeldemethoden

Wähle aus, wie das externe System Deine Verbindung verifiziert:

• Keine -- offene Endpunkte ohne Authentifizierung.
• Basic Auth -- klassische Zugangsdaten.
• Bearer Token -- ein einzelnes Zugangstoken.
• API Key -- ein Schlüssel vom externen Dienst.

Gespeicherte Passwörter und Tokens sind beim späteren Bearbeiten verborgen. Nach dem Speichern testet das System die Verbindung automatisch.

Datenquelle löschen

Wenn eine Quelle gerade von Formularen genutzt wird, bekommst Du vor dem Löschen eine Warnung. Die Warnung zeigt, welche Formulare betroffen sind, damit Du diese Formulare vor dem Löschen anpassen kannst.

Status und Überwachung

Du kannst verfolgen:

• Aktueller Status (freigegeben, blockiert oder ausstehend).
• Wie viele Anfragen erfolgreich oder fehlgeschlagen sind.
• Gesamterfolgsrate.
• Wann die letzte Prüfung gelaufen ist.

Konfigurations-Tabs

Wenn Du eine Datenquelle bearbeitest, stehen die grundlegenden Verbindungseinstellungen -- URL, HTTP-Methode, Timeout, Authentifizierung und zusätzliche Header -- ganz oben. Darunter ist die Detail-Konfiguration in drei Tabs aufgeteilt:

• Anfrage -- Anfrage-Parameter und Multi-Datum-Einstellungen.
• Antwort -- Datenzuordnung zum Transformieren der API-Antwort.
• Buchung -- Buchungskonfiguration (nur für Raumverfügbarkeits-Quellen).

Prüfung des Serverzertifikats

Eventyflow prüft standardmässig das Zertifikat des externen Servers. Lass diese Prüfung nach Möglichkeit immer eingeschaltet.

Wenn der Verbindungstest ein Zertifikatsproblem meldet, bitte den Betreiber des externen Systems, eine vollständige und gültige Zertifikatskette bereitzustellen. Ein Endpunkt kann sich im Browser trotzdem öffnen, obwohl seine Zertifikatskette für Verbindungen zwischen Servern unvollständig ist.

Falls das externe System nicht sofort korrigiert werden kann, kannst Du vorübergehend eine Ausnahme einrichten:

1. Öffne die Datenquelle. Die Einstellung findest Du in den Verbindungseinstellungen oberhalb der Konfigurations-Tabs.
2. Aktiviere Unsichere TLS-Verbindungen erlauben.
3. Lies den angezeigten Sicherheitshinweis und speichere die Datenquelle.
4. Prüfe, ob der automatische Verbindungstest erfolgreich ist.

Diese Einstellung deaktiviert die Prüfung des Serverzertifikats für alle Anfragen dieser Datenquelle, einschliesslich Daten-, Verfügbarkeits- und Buchungsanfragen. Zugangsdaten und übertragene Daten könnten bei einem manipulierten Serverzertifikat abgefangen werden. Deaktiviere die Einstellung wieder, sobald die Zertifikatskette des externen Systems korrigiert wurde.

Anfrage-Parameter

Definiere Parameter, die mit jeder API-Anfrage gesendet werden. Parameter können statische Werte oder dynamische Werte aus Formularfeldern sein.

Für Raumverfügbarkeits-Quellen sind folgende Kontextwerte automatisch als Parameterquellen verfügbar:

• Event-Datum -- das vom Kunden gewählte Datum.
• Startzeit -- die vom Kunden gewählte Startzeit.
• Endzeit -- die vom Kunden gewählte Endzeit.
• Teilnehmer -- die vom Kunden eingegebene Teilnehmerzahl.

Jeder Parameter kann ein Format zugewiesen bekommen (z. B. Datumsformat-Konvertierung).

Multi-Datum-Abfrage

Wenn Datumsalternativen aktiviert sind (siehe Datumsalternativen), kannst Du konfigurieren, wie mehrere Daten an die externe API gesendet werden:

Modus	Beschreibung	Beispiel
Trennzeichen	Daten mit einem Trennzeichen verbunden	datum=01.08;02.08
Datumsbereich	Separate Von-/Bis-Parameter	von=01.08&bis=05.08
JSON-Array	Daten als JSON-Array im Anfrage-Body	["01.08", "02.08"]
Wiederholter Parameter	Gleicher Parameter pro Datum wiederholt	datum=01.08&datum=02.08

Zusätzliche HTTP-Header

In den Verbindungseinstellungen einer Datenquelle kannst Du bei jeder Anfrage zusätzliche Header mitsenden, über die Standard-Anmeldefelder hinaus. Nutze das, wenn das externe System einen Header erwartet, um Deine Anfrage zu erkennen oder weiterzuleiten, zum Beispiel eine eigene Client-Kennung.

1. Öffne die Datenquelle.
2. Scrolle zu Zusätzliche HTTP-Header in den Verbindungseinstellungen oberhalb der Konfigurations-Tabs.
3. Klicke Header hinzufügen für jeden Header, den Du brauchst.
4. Gib den Header-Namen ein (zum Beispiel X-Custom-ID) und seinen Wert.
5. Speichere die Datenquelle.

Header-Werte werden sicher gespeichert. Nach dem Speichern wird ein Wert maskiert und beim erneuten Öffnen der Quelle als Punkte angezeigt. Um einen bestehenden Wert zu behalten, lass das maskierte Feld unberührt -- gib nur dann einen neuen Wert ein, wenn Du ihn ersetzen willst. Mit dem Augen-Symbol neben einem Wert kannst Du anzeigen, was Du eingegeben hast.

Stelle sicher, dass jeder Header-Name und -Wert genau zu dem passt, was das externe System erwartet, bevor Du die Quelle in Live-Formularen nutzt.

Datenzuordnung

Wenn ein Drittsystem ein anderes Datenformat als Eventyflow verwendet, kannst Du Zuordnungsregeln einrichten, um die Daten automatisch umzuwandeln.

Visueller Zuordnungs-Editor

Für Raumverfügbarkeits-Quellen gibt es einen visuellen Zuordnungs-Editor, mit dem Du API-Felder per Klick den Eventyflow-Feldern zuordnen kannst -- kein manuelles Eingeben von Pfaden nötig. Der Editor erkennt verfügbare Felder aus einer Beispiel-JSON-Antwort und zeigt sie neben den semantischen Slots von Eventyflow an.

Semantische Slots sind die Zielfelder, die Eventyflow für Raumverfügbarkeit benötigt:

Slot	Beschreibung
Raum-ID	Welches Feld den Raum identifiziert.
Daten	Welches Feld die Daten enthält (erwartetes Format: JJJJ-MM-TT).
Zeit ab	Startzeit des Buchungsslots (optional, erwartetes Format: HH:mm).
Zeit bis	Endzeit des Buchungsslots (optional, erwartetes Format: HH:mm).

Klicke ein Feld in der API-Antwort-Spalte, dann den passenden semantischen Slot, um eine Zuordnung zu erstellen. Der Editor erkennt automatisch Datums- und Zeitformate aus Beispielwerten und schlägt den richtigen Transformator vor.

Beispiel-JSON

Um die verfügbaren Felder des externen Systems zu erkennen, kannst Du:

• Eine Beispiel-JSON-Antwort ins Textfeld einfügen.
• Von API laden -- klicke den Button, um eine echte Testanfrage zu senden und die Antwort automatisch zu laden.

Die erkannten Felder werden mit Datentyp und Beispielwerten aufgelistet.

Eingehende Zuordnung (Antwort)

Wandle Daten um, die vom externen System zurückkommen, in das Format, das Eventyflow erwartet. Zum Beispiel: Wenn das externe System Daten als "25.12.2026" liefert, kannst Du sie ins Standardformat "2026-12-25" konvertieren.

1. Öffne den Tab Antwort.
2. Aktiviere API-Antwort auf Eventyflow-Format mappen.
3. Füge Zuordnungsregeln hinzu. Jede Regel hat:
   • Quelle (API-Antwort) -- wo der Wert in der externen Antwort zu finden ist.
   • Transformatoren -- optionale Umwandlungen wie Datumsformat, Werte-Zuordnung oder Typ-Umwandlung.
   • Ziel (Eventyflow) -- wo der Wert im Eventyflow-Format platziert wird.

Verfügbare Transformatoren

Transformator	Was er tut	Beispiel
Datumsformat	Wandelt zwischen Datumsformaten um	"25.12.2026" zu "2026-12-25"
Boolean-Umwandlung	Wandelt Text in Ein/Aus-Werte um	"ja" zu Ein, "nein" zu Aus
Werte-Zuordnung	Ersetzt Werte über eine Zuordnungstabelle	"frei" zu "verfügbar"
Typ-Umwandlung	Ändert den Datentyp	Text "42" zu Zahl 42
Standardwert	Füllt einen Fallback-Wert ein, wenn Daten fehlen	Leer zu "ZRH1"
In Liste	Verpackt einen einzelnen Wert in eine Liste	"Eintrag" zu ["Eintrag"]
Verkettung	Fügt Text vor oder nach einem Wert hinzu	"123" zu "RAUM-123"
Vorlage	Erstellt Text aus mehreren Werten	"Raum 3, 2. OG"
Text aufteilen	Teilt einen Textwert an einem Trennzeichen in eine Liste	"A;B;C" zu ["A", "B", "C"]

Live-Vorschau

Nach dem Speichern einer Datenquelle mit Zuordnungsregeln kannst Du die Zuordnung testen, ohne echte API-Aufrufe zu machen. Öffne den Bereich Live-Vorschau, füge Beispiel-JSON vom externen System ein und sieh Dir das transformierte Ergebnis sofort an.

Import und Export

Du kannst eine Zuordnungskonfiguration als JSON-Datei exportieren und in eine andere Datenquelle importieren. So kannst Du Konfigurationen zwischen Quellen oder Mandanten teilen.

Buchung (nur Raumverfügbarkeit)

Für Raumverfügbarkeits-Quellen kannst Du konfigurieren, dass Eventyflow bei der Formularabsendung eine Buchungsanfrage an das externe System sendet. Die Buchung erfolgt vor dem Speichern der Antwort -- wenn die Buchung fehlschlägt, wird die Antwort nicht erstellt.

1. Öffne den Tab Buchung (nur sichtbar für Raumverfügbarkeits-Quellen).
2. Aktiviere Buchung bei Formular-Absendung senden.
3. Gib die Buchungs-URL ein (nur HTTPS).
4. Wähle die HTTP-Methode und den Timeout.
5. Füge Anfrage-Zuordnungsregeln hinzu, um die Buchungsdaten zu formatieren.
6. Definiere eine Erfolgsbedingung, um zu prüfen, ob die Buchung akzeptiert wurde (z. B. Feld "status" entspricht "confirmed").
7. Füge eine Antwort-Zuordnung hinzu, um die Buchungsreferenz aus der Antwort zu extrahieren.

Buchungs-Authentifizierung

Standardmässig verwendet die Buchungsanfrage dieselbe Anmeldung wie die Verfügbarkeitsanfrage -- Du musst nichts erneut einrichten. Aktiviere Eigene Authentifizierung verwenden nur dann, wenn der Buchungs-Endpunkt andere Zugangsdaten braucht als der Verfügbarkeits-Endpunkt.

Wenn der Schalter aus ist, übernimmt die Buchungsanfrage automatisch die Verfügbarkeits-Anmeldung. Wenn Du ihn einschaltest, erscheint ein Abschnitt Buchungs-Authentifizierung, in dem Du eine Methode wählst, genau wie in den Verbindungseinstellungen:

• Keine -- keine Authentifizierung.
• Basic Auth -- Benutzername und Passwort.
• Bearer Token -- ein einzelnes Zugangstoken.
• API Key -- ein Schlüssel, der in einem von Dir benannten Header gesendet wird.
• URL-Parameter -- ein Token, der als Query-Parameter an die Buchungs-URL angehängt wird.

Gespeicherte Passwörter und Tokens sind beim erneuten Öffnen der Quelle maskiert. Lass ein maskiertes Feld unberührt, um den aktuellen Wert zu behalten.

Buchungs-Header

Standardmässig sendet die Buchungsanfrage dieselben zusätzlichen HTTP-Header wie die Verfügbarkeitsanfrage. Aktiviere Eigene Header verwenden nur dann, wenn der Buchungs-Endpunkt andere Header braucht.

Wenn der Schalter aus ist, übernimmt die Buchungsanfrage automatisch die Verfügbarkeits-Header. Wenn Du ihn einschaltest, erscheint ein Abschnitt Buchungs-Header, in dem Du Header als Name/Wert-Paare hinzufügst, genau wie in den Verbindungseinstellungen. Header-Werte werden sicher gespeichert und nach dem Speichern maskiert -- lass einen maskierten Wert unberührt, um ihn zu behalten.

Erfolgsbedingung-Operatoren

Operator	Beschreibung
ist gleich	Wert stimmt exakt überein.
ist nicht gleich	Wert stimmt nicht überein.
ist einer von	Wert ist in einer Liste.
ist keiner von	Wert ist nicht in einer Liste.
enthält	Wert enthält den Text.
enthält nicht	Wert enthält den Text nicht.
existiert	Feld existiert in der Antwort.

Datumsalternativen

Für Raumverfügbarkeits-Quellen kannst Du Datumsalternativen aktivieren, damit Eventyflow nahegelegene Daten abfragt, wenn am gewählten Datum keine Räume verfügbar sind. So finden Kunden den nächsten freien Termin, ohne manuell verschiedene Daten ausprobieren zu müssen.

Datumsalternativen-Einstellungen werden pro Datenquelle konfiguriert und hängen vom Multi-Datum-Abfragemodus ab (siehe Anfrage-Parameter).

Verwandt

• Produkte und Räume im Formular-Builder
• Räume im Formular-Builder
• Glossar: Datenzuordnung